Gode råd til ferieloven som virksomhed

Nu gælder den nye ferielov – hvad skal virksomheden have styr på?

Den 1. september 2020 er den nye ferielov trådt i kraft. Hvis du ikke helt har nået at sætte dig ind i de nye regler og, hvad de betyder for dig som virksomhedsejer og arbejdsgiver, kan du her få et hurtigt overblik over de væsentligste ændringer. Den delvise udbetaling af 3 ugers feriepenge berører ikke virksomheden.

Skrevet af advokat Helle Groth Christensen, Ret&Råd Glostrup Ballerup Greve

Indbetaling af de indefrosne feriepenge

Overgangsordningen til den nye ferielov sluttede den 31. august 2020. De feriepenge, som dine ansatte har optjent det sidste år, fra den 1.9.2019 - 31.8.2020, skal indefryses og vil blive udbetalt, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet.

Du skal senest den 31. december i år opgøre og indberette det indefrosne beløb for hver enkelt medarbejder til Lønmodtagernes Feriemidler. Først i sommeren 2021 skal du indbetale de skyldige beløb. Du er ikke tvunget til at indbetale alle feriepengene. Du kan vælge at beholde de skyldige feriemidler i virksomheden og nøjes med at betale en årlig ”rente” til fonden, eller du kan vælge at indbetale lidt hvert år.

Om det bedst kan betale sig for virksomheden at indbetale eller beholde de indefrosne feriepenge afhænger af virksomhedens likviditet og renten på jeres kassekredit.

Det er vigtigt, at I foretager indberetningen af de skyldige feriemidler rettidigt. Ellers forfalder hele beløbet til betaling.

Det er vigtigt, at I foretager indberetningen af de skyldige feriemidler rettidigt. Ellers forfalder hele beløbet til betaling.

Det er ikke alle medarbejdergrupper, I kan beholde de indefrosne feriepenge for. De medarbejdere, som I i dag indbetaler feriegodtgørelse for til FerieKonto, skal I afregne for over for FerieKonto. Det gælder også medarbejdere, som er fratrådt før den 1. september 2020.

Hele opgørelsen af de skyldige feriepenge, hensættelsen i virksomhedens regnskab og indberetningen skal foretages på en særlig måde. Benytter I et lønbureau, vil de sikkert kunne hjælpe. Ellers anbefaler vi, at I kontakter en advokat eller revisor for rådgivning.

Den delvise udbetaling af 3 ugers feriepenge berører ikke virksomheden

Det nyligt vedtagne lovforslag om udbetaling af tre ud af de i alt fem indefrosne ferieuger til alle lønmodtagere i oktober, påvirker ikke virksomhedens likviditet. Det er staten, som mellemfinansierer engangsudbetalingen. De indefrosne feriemidler kan derfor blive ude i virksomhederne. Det er penge, som rigtig mange virksomheder ikke kan undvære i øjeblikket.

Vigtigt at holde styr på ferieregnskabet fremover! Af flere grunde

Fra den 1. september 2020 overgår alle lønmodtagere til samtidighedsferie, hvor ferien optjenes og afholdes på samme tid. De nye perioder, du skal lære at kende, er:

  • Ferieoptjeningsåret løber fremover fra 1. september til 31. august.
  • Ferieafholdelsesperioden løber tilsvarende fra 1. september til 31. august og så lige 4 måneder længere, til 31. december.

Det betyder, at der den 1. september er begyndt et nyt ferieår. Medarbejderen optjener 2,08 feriedage pr. måned ligesom under den gamle ferielov. Det vil sige, at medarbejderen pr. 10. oktober, hvor efterårsferien begynder i år, vil have optjent lidt over 3 feriedage. Det er umiddelbart ikke nok, hvis din medarbejder har planlagt at holde en uges efterårsferie.

Mange vil nok have overført ”gammel” ferie fra før 1. september eller feriefridage; men er det ikke tilfældet, vil du som arbejdsgiver kunne vælge at aftale med dine medarbejdere, at de får betalt ferie på forskud. Feriedagene bliver efterfølgende modregnet i takt med, at den ansatte optjener feriedage hver måned.

For at kunne holde styr på, hvor meget ferie dine medarbejdere har optjent/afholdt/fået på forskud, er det meget vigtigt, at du har fuldstændig styr på medarbejdernes ferieregnskab.

For at kunne holde styr på, hvor meget ferie dine medarbejdere har optjent/afholdt/fået på forskud, er det meget vigtigt, at du har fuldstændig styr på medarbejdernes ferieregnskab.

Hvis du ikke har styr på, at dine medarbejdere får afviklet deres ferie løbende, risikerer du også fremover at skulle udbetale ikke-afholdt ferie efter ferieafholdelsesårets udløb den 31. december. Reglerne i ferieloven er nemlig ændret således, at ferie ud over 4 uger, som ikke er afholdt, automatisk skal udbetales til den ansatte, medmindre der er lavet en aftale mellem virksomheden og den ansatte om overførsel til næste ferieår.

Et godt råd er derfor at få indlagt som rutine hvert efterår at varsle al uafholdt ferie til afholdelse inden årets udgang, medmindre du altså sørger for at indgå skriftlig aftale med medarbejderne om overførsel af den 5. ferieuge.

Slut med de forkortede varsler - ansættelseskontrakterne bør ses igennem

Når vi er ved varsling af ferie, skal du undersøge, om du i ansættelseskontrakterne har aftalt forkortede varsler med dine medarbejdere. Efter den gamle ferielov var det muligt på forhånd at aftale at fravige ferielovens regler om, hvornår ferien skal holdes, og arbejdsgiverens frist ved fastsættelse af ferien. Det er det ikke længere. Sådanne forkortede varsler er ikke længere lovlige og skal fjernes fra ansættelseskontrakterne.

Nye udbetalingsterminer for ferietillæg

Hidtil har virksomheden udbetalt ferietillæg til medarbejdere med ferie med løn én gang årligt, typisk med april- eller majlønnen.

Fremover skal I vælge mellem to udbetalingsmetoder; enten udbetaling af ferietillæg samtidig med ferieafholdelsen eller udbetaling to gange om året, henholdsvis pr. 31. maj og 31. august.

Hvad gør I med feriefridagene/den 6. ferieuge fremover?

Mange virksomheder tildeler medarbejderne fem feriefridage, også kaldet den 6. ferieuge, ud over den almindelige ferie. Feriefridagene er ikke en del af ferieloven. De er aftalebestemt.

Feriefridagene følger typisk enten kalenderåret eller ferieafholdelsesåret således, at virksomheden tildeler feriefridage enten pr. 1. januar eller pr. 1. maj. Det behøver I ikke at ændre på fremover, da feriefridagene som sagt ikke er omfattet af ferieloven. Men det kan være en fordel at skubbe tildelingstidspunktet til 1. september, så det følger det nye ferieår. I den forbindelse er det en god idé, at I tager højde for en overgangsordning, så hverken virksomheden eller de ansatte bliver ”snydt”.

Når I nu alligevel er i gang, så få lige tjekket, om I har forholdt jer til følgende i jeres feriepolitik: Bortfalder feriefridage ved opsigelse/fratræden? Hvordan kan de varsles? Kan de først bruges efter, at almindelig ferie er brugt? Disse ting er ikke nye, men få styr på dem nu!

Download vores tjekliste, og få et hurtigt overblik. Hvis I vil have hjælp til gennemgang af ansættelseskontrakter og jeres feriepolitik eller til at håndtere indberetningen af indefrosne feriemidler, så kontakt advokat Helle Groth Christensen, Ret&Råd Glostrup Ballerup Greve+45 46 30 46 77 eller hgc@ret-raad.dk.