Sådan behandler du personaleoplysninger korrekt

Sådan behandler du personaleoplysninger korrekt

Når en virksomhed indsamler og opbevarer oplysninger om personer, der er ansat i virksomheden, som har været ansat, eller som søger job i virksomheden, gælder persondataloven. Det er ikke afgørende, om oplysningerne om de ansatte opbevares (registreres) i et edb-register. Også opbevaring i personalesager eller i ringbind eller på anden systematisk vis er omfattet.

Hvilke personoplysninger må virksomheder behandle i forbindelse med personaleadministration?

Udtrykket "behandling af oplysninger" dækker over en række forskellige måder at håndtere personoplysninger på. Udtrykket omfatter for eksempel både indsamling, systematisering, registrering, brug og videregivelse af oplysninger.

I forbindelse med personaleadministration opbevarer virksomhederne forskellige typer af oplysninger om de ansatte, og der skelnes dermed mellem ”almindelige oplysninger” og ”følsomme oplysninger”

Almindelige oplysninger

Sådanne almindelige oplysninger vil normalt kunne registreres, i det omfang virksomheden skal bruge oplysningerne.

Almindelige oplysninger er f.eks. identifikationsoplysninger så som medarbejderens navn, adresse og telefonnummer, fødselsdato, nær familie, oplysninger om uddannelse, udtalelser, tidligere beskæftigelse, nuværende stilling, arbejdsopgaver, arbejdstider og andre tjenstlige forhold, oplysninger om løn, skat, sygefravær og sygdomsperioder, oplysninger om andet fravær fra arbejdet, oplysninger om pensionsforhold, kildeskatteoplysninger og oplysninger om kontonummer, hvortil løn skal anvises.

Sådanne almindelige oplysninger vil normalt kunne registreres, i det omfang virksomheden skal bruge oplysningerne.

Virksomheden må normalt registrere de oplysninger om en ansøger, som personen selv afgiver i sin ansøgning.

Følsomme oplysninger

Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

Følsomme oplysninger er f.eks. oplysninger om helbredsforhold, herunder misbrug af nydelsesmidler, alkohol m.v., oplysninger om medlemskab af en fagforening, oplysninger om strafbare forhold samt andre tilsvarende rent private forhold, f.eks. om en medarbejder er bortvist fra jobbet på grund af en grov tilsidesættelse af ansættelsesforholdet. En personlighedstest vil som regel også skulle betragtes som en følsom oplysning.

Følsomme oplysninger er også oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, seksuelle forhold og væsentlige sociale problemer.

Som hovedregel må en virksomhed kun registrere følsomme oplysninger om en medarbejder, hvis medarbejderen har givet udtrykkeligt samtykke til dette.

Hvis en virksomhed opbevarer eller bruger følsomme oplysninger om sine medarbejdere eller ansøgere, skal den som hovedregel anmelde behandlingen til Datatilsynet og have tilsynets tilladelse til behandlingen. Dette gælder, uanset om der er tale om et edb-register eller et manuelt register eller blot systematisk opbevaring i sagsomslag eller lignende.

Der gælder en række undtagelser, som din Ret&Råd advokat kan oplyse dig om – og hjælpe dig med at få afklaret – eller anmeldt.