Beskyttelse af den ansatte
Formålet med den daglige tidsregistrering er at sikre, at virksomheder overholder EU’s Arbejdsdirektiv. Direktivet indeholder regler om at beskytte de ansattes sundhed ved at undgå stres bla. ved at fastsætte minimumsperioder for hvile og ferie samt en maksimal arbejdstid på 48 timer/ugen og krav om hvileperioder.
Uanset beskyttelsesformålet vil der helt sikkert være nogle ansatte, der føler, at de nu vil blive overvåget og begrænset i deres frihed, når de ansatte skal registrere afvigelser i arbejdstiden.
Selvom arbejdsgiveren kan have sympati for den opfattelse, vil det ikke være muligt at undtage en ansat. Arbejdsgiveren har ansvaret for at alle ansatte tidsregistrerer.
Hvad skal registreres?
De nye regler vil som udgangspunkt gælde for alle virksomheder og indebærer, at virksomheder skal indføre et tidsregistreringssystem. Systemet skal kunne registrere de ansattes daglige arbejdstid.
Der er metodefrihed, men tidsregistreringssystemet skal være objektivt, pålideligt og tilgængeligt.
På nogle arbejdspladser hvor man dagligt arbejder 8-16, er det forholdsvist nemt at registrere sin tid. Men for ansatte, der har fleksible arbejdstid – eller kører rundt og besøger kunder, kan det være en udfordring løbende at skulle registrere sin arbejdstid.
Er der afvigelser i den ansattes aftalte arbejdstid – skal det registreres. Det gælder både afvigelser i op- eller nedadgående retning.
Det er selve arbejdstiden, der skal registreres – ikke f.eks pauser.
Er der særlige krav til tidsregistreringssystemet?
Der er ikke krav om digital registrering, men samtlige ansattes tidsregistreringer skal gemmes i fem år, og den enkelte ansatte skal have adgang til sine egne tidsregistreringer og må ikke have adgang til sine kollegaers tidsregistreringer.
Allerede nu er der mange aktører, der tilbyder digitale løsninger.
Implementeringen af tidsregistreringen kan være administrativt tung og vil som oftest kræve investering i systemteknologi. Nye daglige vaner skal tillæres.
Rettidig omhu.
Inden den 1. juli 2024, bør hver enkelt virksomhed have udarbejdet en tidsregistreringspolitik – det kan f.eks. ske i samarbejde med de ansatte.
I politikken skal der tages stilling til følgende:
- Hvordan skal de ansatte rent praktisk registrere deres tid?
- Er det tilstrækkeligt blot at registrere fravigelser i den aftalte tid?
- Skal der registreres hver dag – eller er det nok at udfylde et ugeskema?
- Der skal være en klar politik i forhold til hvor detaljeret tiden skal registreres. Normal arbejdstid, fikstid, flekstid eller kun overarbejde, pauser, rejsetid, kurser, der strækker sig ud over den daglige arbejdstid, rådighedsvagter etc.
- Det skal også fremgå af personalehåndbog – eller den ansattes ansættelseskontrakt (tillæg), at den ansatte har PLIGT til at registrere sin arbejdstid, og at det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis den ansatte ikke overholder kravet om tidsregistrering.
Undtagelser fra pligt til tidsregistrering:
To grupper (selvtilrettelæggere) undtages fra de nye regler:
- Arbejdstagere, der ikke kan fastlægge arbejdstiden på forhånd på grund af arbejdets karakter.
- Arbejdstagere, der selv kan fastsætte deres arbejdstid og kan træffe selvstændige beslutninger, eller som har ledelsesmæssige funktioner.
Undtagelserne vil kunne omfatte visse højtstående ledere, hvis arbejdstid som helhed ikke måles eller fastsættes på forhånd, eftersom de ikke er forpligtet til at være på arbejdspladsen på bestemte tidspunkter, men selvstændigt kan bestemme deres tidsplan. Videre vil undtagelsen kunne finde anvendelse på visse forskere og eksperter, erfarne revisorer i et ansættelsesforhold eller akademikere, der har betydelig frihed til selv at kunne bestemme deres arbejdstid.
Bemærk det vil være en konkrete vurdering, om en ansat kan undtages fra reglerne. Det er hensigten, at undtagelserne skal fortolkes indskrænkende og have begrænset anvendelsesområde.
Loven vil også kunne fraviges for særligt ansatte, der er omfattet af overenskomst, hvis særlige kriterier er opfyldt.