Danske arbejdsgivere fokuserer ved en afskedigelse i Tyskland primært på loven om beskyttelse mod afskedigelse, med god grund. Alligevel kan selv den juridisk mest korrekte afskedigelse mislykkes på grund af banale, men afgørende formelle fejl: forkert levering, manglende underskrift, overskredet frist.
Opsigelsesbrev: Klar tekst i stedet for floskler
Når det gælder opsigelsesbreve, gælder princippet “mindre er mere”. Der er tre ting, der skal være med i ethvert opsigelsesbrev:
- 1. Opsigelsesvilje
Opsigelsen skal klart og utvetydigt udtrykke arbejdsgiverens ønske om at afslutte ansættelsesforholdet. Til dette formål anbefaler vi en klar, standardiseret sætning som “Hermed opsiger vi ansættelsesforholdet…”.
Selv i en mere uformel virksomhedskultur, som f.eks. den danske, hvor en sådan formel skrivelse ofte er usædvanlig, bør man overholde dette punkt strengt.
- 2. Angivelse af opsigelsesdato
Angiv altid den nøjagtige ophørsdato. Selvom det ikke er lovpligtigt, skaber det klarhed for begge parter. Ifølge BAG’s retspraksis medfører en forkert beregnet opsigelsesdato normalt ikke, at opsigelsen er ugyldig, men opsigelsesdatoen fortolkes på ny.
- 3. Henvisning til forpligtelser i henhold til socialsikringslovgivningen
Arbejdsgivere bør i opsigelsesbrevet henvise medarbejderen til hans pligt til at melde sig som arbejdssøgende og arbejdsløs hos arbejdsformidlingen, som er fastlagt i den tyske sociallovbog III (SGB III).
Det er principielt ikke nødvendigt at angive en årsag til opsigelsen, undtagen i lovpligtige tilfælde, såsom opsigelse af en gravid medarbejder i henhold til § 17, stk. 2, MuSchG. Ved opsigelser af driftsmæssige årsager kan det være hensigtsmæssigt at angive årsagen for at øge accepten blandt personalet og undgå retssager. Ved opsigelser på grund af adfærd bør du derimod undlade at angive årsager.
Underskrift: Hvem må underskrive?
I henhold til § 623 i den tyske civilret (BGB) skal opsigelsesbrevet være underskrevet med egen hånd og i originalform. Opsigelser via e-mail, WhatsApp eller endda fax er derfor
Ideelt set bør opsigelsen underskrives af en person, der er lovligt bemyndiget til at repræsentere virksomheden, f.eks. direktøren for et GmbH, bestyrelsen for et AG eller en registreret prokurist. Her skal de respektive repræsentationsregler (enkelt- eller samlet repræsentation) overholdes. Dette gælder også, hvis arbejdsgiveren er en dansk selskabsform, såsom en A/S eller en ApS.
I så fald skal de personer, der er bemyndiget til at underskrive i henhold til CVR, underskrive. Hvis en person, der er bemyndiget af en , f.eks. personalechefen uden lovmæssig repræsentation, underskriver, skal der altid vedlægges en originalfuldmagt. Ellers er der risiko for, at opsigelsen i henhold til § 174 BGB afvises af medarbejderen og dermed anses for ugyldig, hvis medarbejderen ikke kender underskriverens bemyndigelse.
Aflevering af opsigelse: Sådan gør du!
Det originale underskrevne opsigelsesbrev skal derefter sendes til medarbejderen på en måde, der kan dokumenteres. Opsigelsen træder først i kraft, når den er modtaget af medarbejderen og arbejdsgiveren skal også kunne bevise modtagelsen i tilfælde af tvist. Når vi taler om originalen, mener vi altid det stykke papir, der er underskrevet af de personer, der har underskriftsret, ikke en kopi af det eller lignende!
- a. Personlig overdragelse
Personlig overdragelse af en opsigelse, f.eks. i et personaleforhold, er den sikreste metode til at bevise modtagelsen. Arbejdstageren bør underskrive en kvittering for modtagelsen. Hvis arbejdstageren nægter at underskrive den skriftlige bekræftelse, er det tilrådeligt at tilkalde et vidne, der kan bekræfte overdragelsen. På den måde har man et yderligere bevis, hvis det kommer til en retssag.
- b. Levering i postkassen
Hvis personlig overdragelse ikke er mulig, skal opsigelsen leveres i postkassen. Dokumenter indsættelsen af opsigelsesbrevet i konvolutten og indkastningen med protokoller. Vi anbefaler levering med bud, helst med direkte kørsel. Buddet kan dokumentere processen nøjagtigt og reagere straks, hvis der opstår problemer med leveringen. Et anbefalet brev (indkast) giver ofte ikke det nødvendige bevis, især uden detaljeret dokumentation. Forkerte leveringer eller usikkerheder fører i nyere retspraksis gentagne gange til bevisproblemer for arbejdsgiveren.
Især ved korte frister er tidspunktet for aflevering i postkassen afgørende. Hvis en medarbejder skal opsiges pr. 31. december, og opsigelsesfristen er en måned til månedens udgang, skal opsigelsen være modtaget senest den 30. november.
I henhold til § 130 BGB (tysk civilret) betragtes opsigelsen som modtaget, så snart den er kommet inden for medarbejderens kontrol (f.eks. i medarbejderens postkasse), og medarbejderen har mulighed for at tage den til efterretning. Retspraksis går ud fra, at medarbejderen har mulighed for at tage den til efterretning, hvis han på tidspunktet for afleveringen stadig kan forvente at modtage post.
Af denne grund anbefales det at aflevere opsigelsen så tidligt som muligt – helst om morgenen. En senere aflevering, f.eks. efter kl. 18, kan i enkelte tilfælde medføre, at opsigelsen ikke længere anses for at være modtaget samme dag. Arbejdstagerens fravær, f.eks. på grund af ferie, er derimod irrelevant for modtagelsen.