Generalforsamlingen og dirigentens indflydelse
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed. I nogle større og komplekst opbyggede foreninger betegnes generalforsamlingen for kongres, landsstævne, landsmøde, repræsentantskab eller andet.
Ved tilrettelæggelsen af afstemninger på generalforsamlinger findes der ofte i foreningers vedtægter kun få eller ingen retningslinjer at gå frem efter, hvor det vigtigste ved tilrettelæggelsen af afstemninger er at holde sig for øje, at målet er at finde forsamlingen kollektive vilje. Dirigenten har derfor en nøglerolle, som den der er ansvarlig for generalforsamlingens ledelse og afstemninger.
Generalforsamlingens gennemførelse med indkaldelse, mødeledelse m.m. er ofte reguleret af vedtægterne. Selv uden særlige regler gælder der retningslinjer. Alle foreningsbeslutninger kan træffes af generalforsamlingen. Beslutninger vedrørende den løbende drift og daglige ledelse er dog normalt henlagt bestyrelsen.
Generalforsamlingens indkaldelse
Vedtægterne indeholder bestemmelser om generalforsamlingens indkaldelse med hensyn til tidspunkt, hyppighed, mødested og indkaldelsesvarsel. Typisk afholdes ordinær generalforsamling én gang om året. Ekstraordinær generalforsamling afholdes når bestyrelsen finder anledning hertil eller medlemmerne kræver det.
Det er foreningspraksis, at varslet regnes fra den dokumenterede afsendelsesdato, medmindre andet er bestemt.
Vedtægterne bestemmer ofte, at indkaldelsen skal indeholde en dagsorden, at indkaldelsen skal offentliggøres og at forslag indgår som et særligt punkt på dagsorden og at indkaldelsen skal indeholde oplysninger om tid og sted. Alle medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og revisor skal indkaldes.
Ved vigtige beslutninger og vedtægtsændringer, kræver vedtægterne normalt to på hinanden følgende generalforsamlinger, hvis ikke stemmemajoriteten kan opfyldes på den første generalforsamling. I dette tilfælde kan den anden generalforsamling ikke holdes i umiddelbar forlængelse af den første, men skal indkaldes særskilt.
Dagsorden
Dagsorden spiller en afgørende rolle ved at give medlemmerne mulighed for at forberede sig til generalforsamlingen. Der kan i almindelighed ikke træffes afgørelse om emner der ikke er optaget som punkt på dagsorden, medmindre det har en indlysende sammenhæng med et punkt på dagsorden. Generalforsamlingen kan dog altid vedtage en mistillidsdagorden overfor bestyrelsen og der kan altid opstilles andre kandidater end de der på forhånd er indstillede til at opstille til bestyrelsen, medmindre vedtægterne bestemmer andet.
Generalforsamlingens dirigent – ordstyrer
Initiativet til generalforsamlingen ligger hos bestyrelsen eller medlemmerne, men bestyrelsen bør ikke lede generalforsamlingen. Til at lede generalforsamlingen er det derfor almindeligt at udpege en ordstyrer eller dirigent.
De indledende handlinger med at byde velkommen med valg af dirigent gennemføres af bestyrelsen normalt af bestyrelsesformanden.
Generalforsamlingen kan normalt til enhver tid afsætte dirigenten efter samme regler, som gælder for dennes valg og vælge en ny.
Dirigentens opgaver
Dirigenten er tillidsmand for alle foreningsmedlemmer og træffer som en dommer afgørelse om alle procedurespørgsmål. Dirigenten bør være neutral. Der er intet til hinder for at dirigenten vælges blandt medlemmerne. Er dirigenten medlem, har han både taleret og stemmeret. Er dirigenten ikke medlem, har han ikke taleret som deltager i debatten.
De afgørelser dirigenten træffer på generalforsamlingen kan have stor indflydelse på dens beslutninger. Forløbet af generalforsamlingen afhænger derfor meget af, at dirigenten har viden om foreningsjura, f.eks. en advokat med ekspertise i foreningsret, har kendskab til foreningens vedtægter og de forhold der er til behandling under generalforsamlingen og at dirigenten har ansvarsfølelse og situationsfornemmelse.
Dirigenten har ansvaret for generalforsamlingens praktiske afvikling og for at formalia overholdes.
Dirigenten skal i forbindelse med generalforsamlingens indledning og før den erklæres for lovlig påse
- at mødet er indkaldt med tilstrækkeligt og rigtigt varsel,
- at det er den, der efter vedtægterne er bemyndiget til at indkalde generalforsamlingen, der har indkaldt generalforsamlingen,
- at indkaldelsen angiver mødeformålet,
- at indkaldelsen angiver tid og sted for mødet,
- at indkaldelsen er udsendt og/eller bekendtgjort korrekt,
- at materiale til drøftelse er forskriftsmæssigt vedlagt indkaldelsen,
- at mødet er beslutningsdygtigt,
- at eventuelle fuldmagter er gyldige,
- at der ikke er problemer med inhabilitet,
- at foreslåede kandidater er valgbare og at opstilleren er opstillingsberettiget og
- at regnskabet er underskrevet af bestyrelsen og påtegnet af revisor.
Dirigenten tilrettelægger dagsordenens praktiske afvikling og sikrer at den udtømmes inden mødets afslutning. Dirigentens skal virke som ordstyrer og sikre, at god tone respekteres, sørge for at afstemninger foregår betryggende i overensstemmelse med vedtægterne, opgøre resultatet af stemmeafgivelser og meddele resultaterne til forsamlingen.
Dirigenten skal sikre at det på mødet er klart, hvad der foregår og hvad der besluttes. Dirigenten skal sikre, at det kan eftervises, hvad der er sket på generalforsamlingen, oftest i et skriftligt beslutningsreferat og nogle gange i et udførligt forhandlingsreferat. Generalforsamlingen kan vælge en referent, som fungerer under dirigentens ansvar, Dirigenten skal underskrive protokollen til sikring af, at den er i overensstemmelse med hvad der er sket på generalforsamlingen. Medlemmer med eventuelle særstandpunkter har ret til at få dem noteret i referatet.
Dirigenten kan i nødvendigt omfang inddrage medhjælp f.eks. til optællinger og registrering af stemmer.
Det er dirigenten, der under generalforsamlingen afgør procedurespørgsmål, fortolker vedtægterne, dagsordenen og fremsatte forslag.
Generalforsamlingens lovlighed
Før generalforsamlingen begynder er det skik, at dirigenten erklærer at han anser generalforsamlingen for lovlig. Det afhænger af de konkrete omstændigheder om fejl bør medføre at mødet er ulovligt og ikke bør gennemføres eller nogle beslutninger ikke kan træffes. Mødets lovlighed kan ikke afgøres ved afstemning.
Beretningen
Beretningen for perioden afgives af bestyrelsen, normalt af formanden. Beretningen kan være både skriftlig og mundtlig. Efter beretningen er der anledning til spørgsmål og bemærkninger fra forsamlingen. Efter debatten stemmer generalforsamlingen om beretningen. Formålet med afstemningen er ikke indlysende, hvad der er sket, kan ikke gøres om. Godkendes beretningen ikke, kan der heri ligge et mistillidsvotum af bestyrelsen og det må herefter være op til bestyrelsen hvordan den vil forholde sig hertil.
Regnskabet
Regnskabet skal lægges frem på den ordinære generalforsamling og skal godkendes af generalforsamlingen. Regnskabet skal være underskrevet af bestyrelsen og påtegnet af revisor. Generalforsamlingens godkendelse indebærer at foreningen anerkender at regnskabet er rigtigt aflagt. Nægtes godkendelse, afhænger det af de konkrete omstændigheder, hvad følgen skal være. Nægtelsen kan efter omstændighederne anses som et mistillidsvotum til bestyrelsen.
Budget og kontingent
Forslag til budget og kontingent vil ofte blive forelagt til godkendelse som et punkt lige efter fremlæggelsen af regnskabet. Budgettet bør ikke være af en karakter, at det udelukker bestyrelsen fra fleksibelt at varetage foreningens løbende anliggender.
Forslag
Forslag fra bestyrelsen og medlemmerne forelægges til behandling og vedtagelse.
Valg af bestyrelse og revisor
Valg af bestyrelse, eventuelt suppleanter og revisor foretages af generalforsamlingen. Hvis det bestemmes af vedtægten, vælges tillige formand, næstformand og kasserer. Kandidatforslag behøver ikke at være udsendt på forhånd, medmindre det er bestemt i vedtægten.
Dirigenten leder valghandlingen. Dirigenten må under ingen omstændigheder lade en bestyrelse afsætte ved en afstemning uden at der er indsat en ny i stedet.
Valget af bestyrelsesmedlemmer gælder fra det tidspunkt hvor generalforsamlingen slutter, så den siddende bestyrelse får lejlighed til at afslutte deres arbejde.
Eventuelt
Under eventuelt er der mulighed for at fremkomme med synspunkter, spørgsmål, oplysninger m.v. udenfor dagsorden. Der kan ikke træffes bindende beslutninger under punktet eventuelt.
Afslutning
Når dagsorden er udtømt, erklærer dirigenten mødet for hævet, nedlægger sit hverv og overlader ordet til bestyrelsen, bestyrelsens formand eller den der har foranlediget mødet indkaldt for afsluttende bemærkninger.
Foreninger, ejerforeninger, grundejerforeninger, andelsforeninger og selvejende institutioner anbefales at kontakte advokat Jens Hessel og advokat Dorthe Westerdahl hos Ret&Råd advokat Bredgade København til som dirigent eller ordstyrer at lede deres generalforsamlinger.