Databeskyttelsesreglerne gælder også i din forening – uanset foreningens størrelse.
Den registrering af oplysninger, foreningen foretager, er omfattet af persondatabeskyttelsesreglerne.
Reglerne for behandling af personoplysninger gælder uanset størrelsen af den forening, der foretager behandlingen.
Hvad må foreningen egentlig registrere?
Foreningen må gerne registrere almindelige oplysninger om medlemmerne. Det kan eksempelvis være følgende oplysninger; navn, adresse, telefonnummer, e-mail adresse, dato for indmeldelse og eventuelt tillidshverv i foreningen. Endvidere må foreningen også registrere oplysninger af mere speciel karakter. Det kan eksempelvis være golfhandicap.
Pas på ved generel udsendelse af informationer til medlemmerne
Sender foreningen information ud til alle medlemmerne via e-mail, skal bestyrelsen være opmærksom på, om medlemmerne kan se øvrige medlemmers e-mailadresser. E-mailadresser på samtlige modtagere bør ikke fremgå af selve mailen. Derfor skal du altid huske at udsende masseudsendelser i e-mailens bcc-felt.
Videregivelse af medlemsoplysninger
Datatilsynet er af den opfattelse, at medlemskab af en forening – uanset foreningens formål – skal anses som en privat sag. Reglerne gælder derfor alle typer foreninger eksempelvis en sportsforening, kunstforening, bridgeklub og lignende.
Bestyrelsen må som udgangspunkt gerne videregive almindelige medlemsoplysninger INTERNT i foreningen.
Det kan ske via en lukket internetside, eller i et fysisk trykt medlemsblad – så længe oplysningerne kun kan tilgå internt.
En forening må derimod ikke videregive eller sælge medlemsoplysninger til mulige sponsorer/forretningsforbindelser – ligesom foreningen ikke må offentliggøre en medlemsliste på det åbne internet.