Digital kommunikation er udgangspunktet
Før 2018 kunne udlejer og lejer alene kommunikere digitalt, hvis der var indgået en udtrykkelig aftale herom. Det gælder ikke længere. Efter de gældende regler er e-mail og kommunikation via e-boks som udgangspunkt de almindelige og fuldt gyldige kommunikationsformer mellem lejer og udlejer, medmindre lejer er fritaget for Digital Post eller har frabedt sig digital kommunikation.
Er lejer fritaget for Digital Post fra det offentlige, gælder undtagelsen fra digital kommunikation også i lejeforholdet. Udlejer har i så fald ret til at anmode lejeren om dokumentation, og fritagelsen får først virkning fra det tidspunkt, hvor lejer har meddelt det til udlejer.
Mulighed for at fravælge digital kommunikation
Både udlejer og lejer har ret til med én måneds varsel at forlange, at al fremtidig kommunikation foregår med fysisk post. Det kræver ingen nærmere begrundelse, blot en skriftlig meddelelse herom til modparten.
Hvornår skal lejeforholdet være indgået, før de nye regler gælder?
Udgangspunktet om, at udlejer og lejer kan kommunikere digitalt med hinanden, trådte i kraft den 1. januar 2018. Det vil sige, at udgangspunktet gælder for lejeforhold, der er indgået fra den dato og frem.
For lejeaftaler indgået før 1. januar 2018 gælder reglerne om digital kommunikation først fra den 1. januar 2019. Det betyder, at parterne, efter 1. januar 2019, frit kan anvende digital kommunikation på lige fod med lejeaftaler indgået efter 1. januar 2018 – dog skal udlejer give lejer meddelelse herom, hvis parterne ikke har kommunikeret digitalt tidligere.
Har parterne før 1. januar 2018 kommunikeret digitalt uden særskilt aftale herom, må parterne antages at have indgået en stiltiende aftale om digital kommunikation, hvormed kommunikationsformen vil være gyldig på trods af udlejers manglende meddelelse herom.
Hvilke meddelelser må fremsendes digitalt?
Som udlejer kan man lovligt sende følgende meddelelser digitalt:
- Lejevarslinger, f.eks. skatter og afgiftsvarslinger
- Meddelelser om stigning af lejen efter nettoprisindekset
- Forbrugsregnskaber
- Påmindelser og løbende korrespondance
- Fraflytningsopgørelser
- Øvrige meddelelser af informativ karakter
Digital kommunikation forudsætter dog, at udlejer har oplyst sin e-mailadresse – fx i lejekontrakten – og at lejer har gjort det samme, da det ellers er uklart, hvor en af parterne kan sende med frigørende virkning til. Der bør derfor indgås aftale om, hvilken e-mailadresse der anvendes til kommunikationen, hvilket med fordel kan anføres i lejekontrakten – evt. i § 11, hvis der mangler plads i § 1. Skifter udlejer eller lejer e-mailadresse, skal modparten straks orienteres, da der eller kan sendes med frigørende virkning til den nu forældede mailadresse.
Meddelelser der fortsat skal sendes som fysisk brev
Uanset den generelle digitalisering skal visse meddelelser fortsat sendes med almindelig post:
- Opsigelse af lejemål fra udlejers side
- Lejers indsigelse mod udlejers opsigelse af lejeforholdet
- Udlejers påkrav ved manglende betaling af leje (rykkerbreve)
Det følger af lejelovens § 13, stk. 2, som henviser til, at meddelelser omfattet af § 176 og § 182, stk. 2, ikke kan afgives digitalt.
Hvis kommunikationen svigter
Hvis udlejer bliver opmærksom på, at en e-mailadresse ikke længere fungerer – fx grundet returmeddelelser – skal udlejer forsøge at genetablere den digitale kontakt. Indtil det sker, skal kommunikationen ske med almindelig post.
Bemærk i den forbindelse, at e-mails, som havner i et spamfilter hos modtageren, stadig anses for at være kommet frem. Det understreger vigtigheden af klare aftaler og løbende ajourføring af kontaktoplysninger.
Bevisbyrde og forsendelsesrisiko
Det juridiske udgangspunkt er fortsat, at afsenderen har forsendelsesrisikoen og dermed bevisbyrden for, at meddelelsen er kommet frem til modtageren, hvilket kan være svært at bevise, når der sendes på mail. Hvis parterne har kommunikeret på mail flere gange, er der en formodning for, at mailen er kommet frem til modtageren, hvis afsenderen ikke har modtaget en fejlleveringsmeddelelse.
Hvis du som udlejer er i tvivl om, hvordan du bedst implementerer digital kommunikation i praksis – eller ønsker en gennemgang af dine lejekontrakter med henblik på at sikre overholdelse af lovgivningen – anbefales det at søge juridisk rådgivning.
Har du brug for hjælp? Kontakt Ret&Råd Advokater Slagelse eller find din lokale Ret&Råd advokat. Du kan også læse mere omkring fast ejendom på Ret&Råds hjemmeside.