Er mine arbejdsmails private?
Når det handler om Ansættelse & Arbejde og vurderingen af, om arbejdsmails (altså mails, der er sendt til en medarbejders firma e-mailadresse) må anses for at være ”private”, må to hensyn tages i betragtning:
- På den ene side, skal der værnes om medarbejdernes integritet. Det ville forekomme unødigt krænkende, hvis virksomheder uden begrænsning skulle have ret til at ”kigge deres medarbejdere over skulderen” i alle henseender uden anden begrundelse end ønsket om kontrol.
- På den anden side, må der tages hensyn til arbejdsgiverens behov for at holde en vis kontrol med arbejdets gang i virksomheden, medarbejdernes fravær, mulighed for fejlfinding osv.
Regler for arbejdsgivers adgang til mails
Ifølge praksis er det udgangspunktet, at en arbejdsgiver har lov til at foretage kontrolforanstaltninger, som kan betegnes som nødvendige. Kontrolforanstaltningerne skal have til formål at sikre arbejdets almindelige gang og må ikke forvolde medarbejderne tab eller unødig ulempe.
Tilgangen skal være nødvendig, proportional og gennemsigtig, hvilket vil sige – i henhold til udsendt information om arbejdsgiverens ret til at kigge i mails, herunder information om mulige kontroller, rammerne for kontrollerne og procedurerne herfor.
Kort fortalt skal arbejdsgiver overholde reglerne i databeskyttelseslovens § 12.
Beskyttelse af medarbejderens private oplysninger
I forhold til registrering af e-mails, telefonopkald og internetsøgninger er du som medarbejder beskyttet af databeskyttelsesloven. Din arbejdsgiver må ikke uden saglig begrundelse foretage registrering af, hvilke telefonnumre, der er ringet op til, eller hvilke internetsider den enkelte medarbejder har besøgt. Ligeledes afskærer databeskyttelsesloven virksomheden fra at holde usaglig kontrol med arbejdsmails.
I praksis er det dog muligt som arbejdsgiver at indsamle information om, hvad der foregår i virksomhedens IT-system, men medarbejderne skal på forhånd have besked om indsamlingen og en eventuel gennemgang af oplysningerne.
Saglig indsamling og forhåndsinformation
Indsamlingen skal have et sagligt formål – eksempelvis fejlfinding. Arbejdsgiveren må gerne læse medarbejderens arbejdsrelaterede e-mails, hvis medarbejderen er blevet informeret herom, eksempelvis i en personalehåndbog, men arbejdsgiver må som hovedregel ikke læse indholdet af e-mails, der fremstår private.
Private e-mails er beskyttet af straffelovens § 263, stk. 2, der forbyder uberettiget åbning af lukkede meddelelser.
Personalepolitikkens betydning for mailadgang
Generelt gælder det, at hvis din virksomhed har en nedskrevet personalepolitik, der beskriver reglerne for arbejdsmails, så er det den, der er gældende.
Eksempelvis kan arbejdspladsen have en politik, som foreskriver, at det er forbudt at afsende private e-mails fra virksomhedens e-mailkonto.
I sådanne situationer har arbejdsgiver en berettiget forventning om, at han ikke skaffer sig adgang til private oplysninger, hvis arbejdsgiver i anden anledning gennemlæser en medarbejders arbejdsmails.
Hvornår kan arbejdsgiver gennemgå arbejdsmails?
Arbejdsgiver kan gennemgå arbejdsmails, hvis dette er nødvendigt for virksomhedens drift, og hvis medarbejderen er informeret herom på forhånd. Dette kan være relevant i forbindelse med medarbejders sygdom, fritstilling eller mistanke om illoyal adfærd. Eksempelvis, hvis der opstår mistanke om, hvorvidt en medarbejder er i gang med at tilegne sig eller videregive virksomhedens erhvervshemmeligheder.
Der er retspraksis for, at en medarbejder, der sletter alle sine arbejdsmails, handler illoyalt og misligholder sit ansættelsesforhold.
Læs mere om Ansættelse & Arbejde eller Erhvervsrådgivning på vores hjemmeside.