Manglende eller forkert overholdelse af indflytningsreglerne kan blive en dyr fornøjelse for udlejer, da udlejer, når lejer fraflytter, i sådanne tilfælde mister muligheden for at kræve, at lejer afleverer lejemålet i samme stand, som lejer modtog lejemålet i med undtagelse af istandsættelse efter skader, som lejer er ansvarlig for.
De typiske krav som udlejer mister, er krav på maling og gulvbehandling, der også er kendt under begrebet ”indvendig vedligeholdelse”.
Ved erhvervelse af en udlejningsejendom er det derfor også vigtigt at få udleveret indflytningsrapporter på de lejemål, der er omfattet af reglerne.
Anvendelsesområdet
Siden den 1. juli 2015 har udlejer skullet indkalde lejer til et indflytningssyn i forbindelse med lejers indflytning, gennemføre synet og på baggrund af synet udarbejde en indflytningsrapport, som lejeren skulle kvittere for at have modtaget på synet.
Kravet om syn og rapport gælder kun for udlejere, der på tidspunktet for lejeaftalens indgåelse (underskriftstidspunktet) udlejer to eller flere beboelseslejligheder.
Ved beboelseslejlighed forstås en lejlighed til beboelse med eget køkken med selvstændigt afløb. Der er således også tale om en beboelseslejlighed, selvom lejligheden ikke indeholder et toilet eller badeværelse. Rene erhvervslejemål tæller ikke med i antallet af beboelseslejligheder.
Blandede lejemål, som er lejemål, der omfatter både erhvervs- og beboelseslokaler, tæller også med i antallet af beboelseslejligheder, ligesom reglerne om indflytningssyn og rapport også gælder for de blandede lejemål.
Reglerne om indflytningssyn og rapport finder kun anvendelse på udlejninger, der er sket fra den 1. juli 2015 og senere. Manglende indflytningssyn og rapport på ældre lejeforhold har derfor ikke nogen konsekvenser for udlejer.
Indkaldelse til indflytningssyn
Det følger af loven, at ”Den indflyttende lejer skal indkaldes til synet”. Der fremgår således ikke nogen frist for, hvornår lejer skal indkaldes til synet, eller hvordan lejer skal indkaldes til synet.
Ved udlejning i dag er udgangspunktet, at parterne kan kommunikere digitalt, og lejer kan derfor indkaldes via f.eks. mail, som er det typiske digitale kommunikationsmedie, men har parterne alene haft deres digitale korrespondance på sms eller en chattjeneste, er indkaldelse til synet på et sådant medie også gyldigt. Udlejer bærer risikoen for, at indkaldelsen når frem til lejer. Hvis udlejer sender indkaldelsen til en mail, som udlejer og lejer tidligere har kommunikeret på, og modtager udlejer ikke nogen fejlleveringsmeddelelse efter fremsendelsen, er formodningen, at indkaldelsen er kommet frem til lejeren. Har parterne ikke på noget tidspunkt kommunikeret digitalt, bør udlejer anmode lejer om at bekræfte modtagelsen af indkaldelsen pr. mail for at have sikret sig bevis for, at lejer har modtaget indkaldelsen. Svarer lejer ikke, må udlejer indkalde via fysisk post med overbringelseskvittering, f.eks. i form af afleveringsattest, eller selv overbringe indkaldelsen til lejers postkasse og fotodokumentere overbringelsen.
Lejer skal indkaldes med en frist, der er lang nok til, at lejer kan indrette sig på at kunne være til stede. Det vil som minimum kræve 7 dages varsel. Ofte kan indflytningsdagen fastlægges allerede ved underskrift af lejekontrakten, og derfor kan det noteres i kontraktens § 11, at lejeren hermed er indkaldt til fraflytningssyn til en given dato og klokkeslæt. Herefter kan parterne altid aftale et andet tidspunkt.
Indflytningssynet
Selve synet af lejligheden skal afholdes i forbindelse med lejers indflytning i lejemålet. Synet skal afholdes i umiddelbart tilknytning til lejers faktiske indflytningstidspunkt, og der kan derfor ikke gyldigt afholdes syn fx 3 måneder efter lejers indflytning.
Lejer kan godt have fået udleveret nøgler til lejemålet den 1. i en måned, uden at der samtidig blev afholdt indflytningssyn, men i et sådant tilfælde skal synet gennemføres kort tid efter indflytningen. Her må forstås få dage efter lejers indflytning.
Indflytningssyn bør dog altid afholdes i forbindelse med overlevering af lejemålet til lejer, så eventuelle nye skader på lejemålet påført i perioden fra lejers indflytning til afholdelse af synet ikke kan bebrejdes udlejer eller pålægges udlejer at udbedre for udlejers regning.
Formålet med at afholde et indflytningssyn er at fastlægge og dokumentere lejemålets stand ved lejers overtagelse af lejemålet. Synet sker med henblik på at fastlægge omfanget af den istandsættelse, lejer skal foretage ved fraflytning. Det betyder, at synet både omfatter den indvendige vedligeholdelsesstand, hvorved forstås maling, hvidtning, tapetsering og gulvbehandling, ligesom synet omfatter den udvendige vedligeholdelsesstand, hvorved forstås bygningsdele og indretninger i det lejede.
Synet har også til formål at konstatere forhold, som udlejeren skal udbedre. Det kan fx være, at det konstateres, at lyset på badeværelset ikke virker, at køleskabet ikke virker, at en vinduesrude er punkteret, defekte stikkontakter, der ikke kommer varmt vand eller andet.
Der kan også konstateres forhold, der blot skal noteres, så lejer ikke senere hæfter for udbedring heraf ved sin fraflytning. Det er typiske kosmetiske forhold som mangler ved udført malerarbejde og ridser i en bordplade eller hakker i et gulv.
Opsummerende skal synet fastslå lejemålets fysiske tilstand og give mulighed for at opdage eventuelle mangler i lejemålet.
Indflytningsrapporten
Loven bestemmer, at udlejer skal udarbejde en indflytningsrapport og udlevere en kopi heraf på synet. For det første er det udlejers pligt at udarbejde rapporten. For det andet skal rapporten udarbejdes på selve synet, og for det tredje skal rapporten udleveres til lejer på synet.
Der er ingen formkrav til, hvordan rapporten skal se ud. Der findes mange forskellige skabeloner til en indflytningsrapport og herunder også flere digitale modeller. Det står derfor udlejer frit for at vælge at opstille rapporten, som denne finder hensigtsmæssig. I forbindelse med indførelsen af reglerne om indflytningsrapport har daværende ministerie udarbejdet et eksempel på en indflytningsrapport. Den findes som bilag 1 til vejledningen af 2015 nr. 10936.
Det afgørende er imidlertid, at alt væsentligt ved lejemålet, der konstateres på synet, bliver noteret ned i en indflytningsrapport, så det ved lejers fraflytning klart kan udledes, hvilken istandsættelse lejer hæfter for.
Indflytningsrapporten er en form for forventningsafstemning mellem udlejer og lejer i forhold til eventuelle istandsættelseskrav ved lejers fraflytning.
Er lejemålet f.eks. nymalet på alle flader, skal det noteres konkret i rapporten. Hvis hårde hvidevarer er nye, bør det noteres i rapporten. Kort sagt skal rapporten være så detaljeret og konkret som muligt og afspejle lejemålets stand og af bevismæssige årsager helst underbygges af billeder af lejemålet.
Rapporten skal være tilstrækkeligt detaljeret hvorved forstås, at hvis lejemålet alene er nymalet i rum 1, 2 og 3, men ikke i f.eks. stue og køkken, så skal de forhold noteres ned for ikke at give anledning til tvist ved lejers fraflytning.
Udlejes et lejemål, der ikke er nyistandsat, anbefales det, at udlejer angiver i rapporten, hvornår vedligeholdelse af lejemålet sidst er sket. Det betyder, at udlejer bør notere, hvornår lejemålet sidst blev nymalet og sidst fik behandlet gulve. Oplysning om alderen på seneste vedligeholdelse af maling og gulve får også væsentlig betydning ved fastlæggelsen af lejerens istandsættelsespligt ved lejers fraflytning. Det skyldes det forhold, at lejeren ikke kan pålægges at aflevere lejemålet i bedre stand end ved indflytning, og det vil netop være tilfældet, hvis lejer nymaler lejemålet ved sin fraflytning. Omvendt kan lejer heller ikke blive fri for istandsættelse alene med henvisning til, at lejemålet ikke var nymalet ved indflytning. Der må i den situation ske en forholdsmæssig afregning af maleromkostningerne målt ud fra, at maling og gulvbehandling typisk sker hvert femte år.
Underskrift af indflytningsrapporten
Når synet er færdig og rapporten færdigudfyldt, skal udlejer udlevere en kopi af rapporten til lejer, inden udlejer forlader synet. For at bevise, at kopi af rapporten er overbragt til lejer, bør lejer kvittere for modtagelsen af rapporten på udlejers kopi. Vil lejer ikke det, eller møder lejer ikke op til synet, skal udlejer sende rapporten til lejeren senest 2 uger efter synet. For at bevise at fremsendelse er sket rettidigt, bør fremsendelse ske ved overbringelse, f.eks. med afleveringsattest eller anden lignende service. Fremsendelse kan også ske digitalt, men det bør kun ske, hvis det sker i en mailstreng, som parterne tidligere har kommunikeret på, eller hvor udlejer kan få en digital læstkvittering.
Gennemføres synet digitalt, skal kopi af rapporten mailes til lejer, og lejer skal kvittere for modtagelsen ved at besvare mailen. Vil lejer ikke kvittere for modtagelsen, må udlejer sende rapporten til lejer, jf. den førnævnte procedure.
Mangelliste
Når lejer er flyttet ind i lejemålet og begyndt at bruge det, kan der ske det, at lejer opdager mangler ved lejemålet, som det ikke var muligt at konstatere på synet. For at lejer ikke mister retten til at påberåbe sig manglerne, og for ikke selv at komme til at hæfte for eventuel udbedring heraf, skal lejer senest 2 uger fra lejeforholdets begyndelse påberåbe sig manglerne overfor udlejer. Det sker i form af den såkaldte fejl- og mangelliste.
Hvis udlejer modtager en sådan mangelliste fra lejer, er det vigtigt, at udlejer forholder sig kritisk til listen, da den vil få betydning ved lejers fraflytning. Er der uenighed om et forhold udgør en mangel eller ej, eller om lejemålet blev overtaget med forholdet eller ej, bør udlejer straks indgå dialog med lejer herom, og kan der ikke opnås enighed, må udlejer notere uenigheden og gemme dokumentation for sin opfattelse af sagen, som så vil indgå i vurderingen af fraflytningskravet ved lejers fraflytning.
Læs også Leje af bolig.
Tilmeld dig Ret&Råds nyhedsbreve og modtag artikler som denne.