I private boliglejeforhold er der udtrykkelige regler og vilkår for vurderingen af lejemålets stand ved indflytning og fraflytning. Derfor er der også krav om såvel afholdelse af indflytningssyn og fraflytningssyn i lejeforhold, hvor lejemålet udlejes er af en storudlejer, der betragtes som en udlejer, som udlejer mere end en beboelseslejlighed.
Desuden er der i boliglejeforhold krav om, at der i forbindelse med indflytnings- og fraflytningssynet udarbejdes en rapport, der udleveres til lejeren i forbindelse med synet eller fremsendes til lejeren efterfølgende.
Anderledes forholder det sig imidlertid i erhvervslejeforhold.
Erhvervslejeloven stiller ikke krav til, at der i erhvervslejeforhold afholdes hverken indflytningssyn eller fraflytningssyn. I forlængelse heraf stilles der derfor heller ikke krav om udarbejdelse af indflytnings- og fraflytningsrapporter.
Der er derfor ikke krav til, at man i erhvervslejeforhold afholder indflytnings- og fraflytningssyn, men ikke desto mindre er det ofte en stor fordel for udlejer, at man alligevel afholder syn og udarbejder en rapport i forbindelse med lejers indflytning og fraflytning.
Forholdet til erhvervslejeloven om erhvervsejendomme
Det fremgår af erhvervslejelovens § 74, at lejer ved fraflytning skal aflevere det lejede i samme stand som ved overtagelsen med undtagelse af den forringelse, som skyldes slid og ælde, og som ikke er omfattet af lejerens vedligeholdelsespligt.
Samtidig opstilles der krav om, at udlejer som udgangspunkt ikke kan gøre krav gældende vedrørende lejemålets stand ved fraflytningen, når der er forløbet mere end 4 uger fra fraflytningsdagen. Længden af denne reklamationsfrist kan dog ændres i en erhvervslejekontrakt, hvori der også kan aftales afholdelse af indflytnings- og fraflytningssyn.
Når lejemålet afleveres – og der skal rejses istandsættelseskrav – er det nemlig udlejers opgave at bevise sine krav og berettigelsen af disse istandsættelseskrav. Det er med andre ord nødvendigt for en udlejer at dokumentere, hvordan lejemålet er efterladt, sammenholdt med den stand som lejemålet var i på indflytningstidspunktet.
Til at løfte bevis for, at lejemålet ved lejers fraflytning er efterladt i dårligere stand end på indflytningstidspunktet, vil det derfor ofte være tilstrækkeligt at sammenholde en fraflytningsrapport med indflytningsrapporten, hvis de vel at mærke er tilstrækkeligt klart formulerede. Ligeledes er det ofte en god idé for udlejer at tage fotodokumentation i forbindelse med rapporterne for på den måde at underbygge sit bevis for lejemålets stand på tidspunktet for henholdsvis lejers indflytning og fraflytning.
Anbefaling af indgåelse af erhvervslejekontrakt
Da det er udlejers opgave at bevise, at et lejemål ved lejers fraflytning er efterladt i dårligere stand end på tidspunktet for lejers indflytning, er det ofte en god idé at udarbejde en erhvervslejekontrakt, hvor man aftaler, at der skal gennemføres et fælles flyttesyn.
I forbindelse med synet er det derudover en fordel at udarbejde en rapport, som der udleveres til lejer i forbindelse med synet eller sendes til lejer umiddelbart efter synet.
Desuden er det generelt en rigtig god idé i erhvervslejeforhold at indgå en detaljeret erhvervslejekontrakt, der indeholder oplysninger, om de vilkår der gælder i erhvervslejeforhold. I erhvervslejeforhold gælder der nemlig – i modsætning til boliglejeforhold – en høj grad af aftalefrihed og derfor også ganske vide rammer for, hvilke individuelle vilkår parterne gyldigt kan forhandle sig frem til i erhvervslejekontrakten.
Det kan bl.a. være muligt at aftale længere reklamationsfrister for såvel lejer og udlejer, vilkår om hvordan indsigelser og reklamationer skal rejses, aftaler omkring vedligeholdelsesforpligtelsen i lejemålet, samt sågar vilkår om at lejemålet undtagelsesvist skal afleveres i bedre stand end ved lejers indflytning.
Sådanne vilkår – der fraviger erhvervslejelovens almindelige regler – forudsætter dog, at vilkårene specificeres og konkretiseres særdeles nøje i erhvervslejekontrakten. Alternativt risikerer man som udlejer, at vilkårene i erhvervslejekontrakten bliver tilsidesat.
Det er derfor vigtigt, at man som udlejer er omhyggelig og præcis i forbindelse med udarbejdelsen og formuleringen af vilkårene i en erhvervslejekontrakt, da det kan forbedre udlejers retsstilling ved lejers fraflytning, så man mindsker risikoen for at havne i tvist med lejer i forbindelse med dennes fraflytning.
Det er derfor ofte en fordel – og kan begrænse udlejers udgifter på sigt – at få en advokat med speciale inden for erhvervslejeret til at hjælpe sig med at udarbejdet, genforhandlet eller gennemgået erhvervslejekontrakten, samt at få vurderet retsstillingen i forhold til eventuelle uenigheder.