Når fakturaerne udsendes, kommer pengene ind i virksomhedens kasse. Det er selvsagt altafgørende for virksomhedens eksistens, at der kommer penge ind til at sikre virksomhedens drift. Nogle virksomheder, måske i særlig grad nystartede virksomheder, har for meget fokus på at skaffe sig kunder og udføre arbejdet og glemmer at holde fokus på det, som er endnu mere vigtigt; nemlig at få udsendt fakturaerne for det arbejde, som allerede er udført for kunden.
Hvad skal en faktura indeholde?
Kunden skal vide hvad fakturaen omhandler. Derfor gælder der en række krav til indholdet af fakturaen.
Der findes grundlæggende to former for fakturaer: fuld faktura og forenklet faktura. Hvilken faktura du skal vælge, afhænger af bl.a. beløbets størrelse og om fakturaen omhandler salg til virksomheder eller private. Fuld faktura skal anvendes, når virksomheden sælger til andre virksomheder for over 3.000 kr. eller når virksomheden sælger til private for over 5.000 kr. Hvis du er under disse beløb, kan forenklet faktura anvendes i stedet.
Fuld faktura
En fuld faktura skal minimum efter momsbekendtgørelsen 58, stk. 1. indeholde:
1) Udstedelsesdato (fakturadato).
2) Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen.
3) Den registrerede virksomheds (sælgerens) registreringsnummer.
4) Den registrerede virksomheds og køberens navn og adresse.
5) Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser.
6) Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, eller hvor et afdragsbeløb betales, forudsat en sådan dato er fastsat og forskellig fra fakturaens udstedelsesdato.
7) Afgiftsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed.
8) Gældende afgiftssats.
9) Det afgiftsbeløb, der skal betales.
Forenklet faktura
En forenklet faktura skal derimod efter momsbekendtgørelsens § 66, stk. 1 (bl.a.) kun indeholde:
1) udstedelsesdato (fakturadato),
2) fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen,
3) den registrerede virksomheds (sælgerens) registreringsnummer, navn og adresse,
4) mængden og arten af de leverede varer eller omfanget eller arten af de leverede ydelser,
5) det samlede omsætningsbeløb samt det betalingspligtige afgiftsbeløb, eller de nødvendige oplysninger til beregning af afgiftsbeløbet, hvilket kan ske ved anførsel af, at afgiften udgør 20 pct. af det samlede omsætningsbeløb, og
6) specifik og utvetydig henvisning til den oprindelige faktura og de specifikke oplysninger, der ændres, hvis den udstedte faktura udgør et dokument eller meddelelse, som nævnt i § 58, stk. 2.
Á conto betaling og betalingsfrister
For visse virksomheder kan det være en fordel eller måske en nødvendighed, at man kræver á conto betaling løbende.
Dette skaber både et bedre overblik over virksomhedens regnskab, ligesom det kan gøre det nemmere for virksomheden at følge op på ubetalte regninger og rykke kunden for manglende betaling.
Á conto betaling er også med til at sikre, at regningen faktisk bliver betalt. Er der eksempelvis tale om en håndværksvirksomhed, der udfører større arbejder i form af ombygning af et hus, er det meget vigtigt at sørge for at kræve á conto fakturering i takt med, at arbejderne skrider frem. Dermed formindskes risikoen for at tabe store beløb, hvis kunden ikke kan betale fakturaen i sidste ende. Á conto fakturering kan derved være virksomhedens måde at finde ud på i tide, om kunden er betalingsdygtig, og om virksomheden skal fortsætte samarbejdet med kunden.
Det er vigtigt at lave en betalingsplan med kunden, der sikrer, at faktureringen ikke ”falder bagud” i forhold til arbejdets udførelse.
Det kan også være relevant for virksomheden at fastsætte en betalingsfrist i fakturaen for at gøre kunden opmærksom på, hvornår du senest forventer betaling for varerne eller ydelsen. Betalingsfristen kan fastsættes til en bestemt dato eller til et bestemt antal dage fra fakturadatoen.
Det er samtidig vigtigt, at betalingsfristerne for kunden ikke er for lange. Korte betalingsfrister reducerer risikoen for at tabe penge på kunden. Er betalingsfristen for lang, kan man, måske særligt inden for håndsværksbranchen, i løbet af et par uger have oparbejdet et betydeligt tilgodehavende hos kunden, der måske ikke kan (eller vil) betale. Samtidig trækker virksomheden ofte på kassekreditten, hvorfra materialeomkostninger og lønomkostninger allerede er hævet, og man betaler derfor i princippet renter for kunden.
Hvis kunden ikke betaler
Som erhvervsdrivende kan man komme i en situation, hvor kunden ikke betaler den fremsendte faktura. Hvis du kommer i den situation, har du mulighed for at sende et rykkerbrev.
En rykker kan sendes til kunden, når betalingsfristen er overskredet.
For hvert rykkerbrev du sender, må du opkræve et rykkergebyr på maksimalt 100 kr. Du skal dog være opmærksom på, at du kun må sende op til tre rykkere med rykkergebyr. Du skal ved hvert rykkerbrev give kunden en betalingsfrist på mindst 10 dage til at betale fakturaen og rykkergebyret.
I nogle situationer må du ikke opkræve et rykkergebyr. Reglerne er nemlig sådan, at du skal have en rimelig grund til at opkræve et rykkergebyr. Hvis en kunde eksempelvis meddeler dig, at han ikke kan betale, eller at han ikke mener at have pligt til at betale, vil det være formålsløst at blive ved med at sende rykkere. I sådan en situation har du derfor ikke altid rimelig grund til at opkræve et rykkergebyr.
Din sidste udvej over for en kunde, der nægter at betale en faktura, kan være at sende sagen til inkasso. Hvis du ønsker det, skal du sende et inkassovarsel til kunden, hvor kunden igen får en betalingsfrist på 10 dage til at betale fakturaen og rykkere, inden sagen sendes til inkasso. Se mere om advokatinkassko i Ret&Råd’s brochure, hvor du blandt andet kan læse mere om hvad advokatinkasso er, hvad det koster og hvad du i den situation kan bruge en advokat til.
Artiklen er oprindeligt bragt 2. januar 2015, og den er senest revideret 20. december 2024.