Virksomhedens hjemmel til at behandle personoplysninger i rekrutteringsfasen vil kunne findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og/eller artikel 9, stk. 2, litra f, og/eller databeskyttelseslovens § 8 og/eller databeskyttelseslovens § 12.
Som i alle andre tilfælde, hvor du behandler personoplysninger, skal du overholde din oplysningspligt iht. databeskyttelsesreglerne, ligesom reglerne om indsigtsret og ret til at få berigtiget forkerte/urigtige oplysninger mv. finder anvendelse.
Det er ikke utænkeligt, at du i rekrutteringsfasen modtager oplysninger om den enkelte ansøger, som ud fra de alm. databeskyttelsesretlige regler må siges at være irrelevante og derfor straks burde slettes, men i selve rekrutteringsfasen er der ikke krav om, at du løbende tager stilling hertil og derfor ikke krav om en løbende sletning af irrelevante personoplysninger.
Indhentelse af referencer
I det omfang du indhenter referencer, enten på skriftligt grundlag og/eller skriver oplysninger fra mundtlige referencer ned, vil databeskyttelsesreglerne finde anvendelse.
Hjemlen til at indhente og opbevare referencerne skal findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, og kan ikke findes i et af ansøgeren underskrevet samtykke, idet et samtykke i en sådan situation, hvor den underskrivende forsøger at få ansættelse hos dig, ikke kan leve op til betingelserne om at være afgivet frivilligt i databeskyttelsesretlig henseende.
Det er dit ansvar som den, der indhenter referencer, at sikre gennemsigtighed i forhold til fra hvem og hvornår der indhentes referencer, samt hvilke oplysninger du ønsker at indhente. Du skal sikre dig, at den der indhentes referencer på, er indforstået hermed, hvilket bl.a. kan ske ved, at du sørger for oplysninger om hvornår og hvordan referencer indhentes, fremgår af stillingsopslaget og/eller at ansøgere anmodes om selv at vedlægge referencer til deres ansøgning.
Indhentelse af straffe- og børneattester
Straffe- og børneattester kan indhentes i rekrutteringsfasen når der er en pligt hertil i lovgivningen.
Henset til de meget personfølsomme oplysninger, som en straffeattest kan indeholde, må den alene hentes når man er så langt i processen, at den person attesten indhentes på, reelt er i betragtning til stillingen.
Vær særligt opmærksom på, at straffe- og børneattester skal slettes eller anonymiseres så snart formålet med at indhente dem er opnået.
Indhentelse af oplysninger fra RKI-register
Denne type oplysninger må alene indhentes, hvis ansøgeren er i betragtning til en særligt betroet stilling, herunder fx chefstillinger eller bogholdere.
Slettefrister
Personoplysninger skal som bekendt slettes når disse ikke længere er relevante. For så vidt angår de ansøgere, som ikke blev ansat, kan man sige, at deres personoplysninger ikke længere er relevante når først der er skrevet under på en ansættelseskontrakt med den medarbejder du valgte at ansætte.
Der kan dog være en legitim interesse i at beholde oplysningerne i en periode, fx for det tilfælde, at en ansøger måtte klage over afslaget til ligebehandlingsnævnet. Du skal i dine interne retningslinjer for slettefrister oplyse om, hvor længe du gemmer sådanne ansøgninger og hvorfor du finder det relevant. Generelt set accepterer Datatilsynet en opbevaringsperiode på op til 3 år.
Det kunne også være du fortsat fandt den pågældende interessant og gerne ville beholde ansøgningen for det tilfælde, at du skulle få brug for endnu en medarbejder. For at gemme ansøgningen i et sådant tilfælde skal du have skriftligt samtykke fra ansøgeren efter samtykkebestemmelsen – der vil altså være tale om et samtykke, som den pågældende til enhver tid ville kunne kalde tilbage.
Videregivelse af personoplysninger ved kontakt for reference
Bliver du kontaktet af en arbejdsgiver/rekrutteringskonsulent i forbindelse med en af dine tidligere medarbejdere har anført dig som reference til en stilling vedkommende har søgt, skal du være opmærksom på, at i det omfang de oplysninger du afgiver om vedkommende er at finde på en elektronisk personalesag eller lignende, da er din videregivelse af oplysninger – din anbefaling af vedkommende om du vil – omfattet af databeskyttelsesreglerne, selvom der måske alene er tale om at du udtaler dig mundtligt.
I henhold til Datatilsynets vejledning om databeskyttelse i ansættelsesforhold, så vil den referencegivende tidligere) arbejdsgiver som udgangspunkt kunne lægge til grund, at den person, der søges referencer på, er indforstået med disse afgives, hvis dette oplyses af den arbejdsgiver/rekrutteringskonsulent, som efterspørger oplysningerne, medmindre der er konkrete omstændigheder, som taler imod denne formodning. Efterspørges der oplysninger af mere beskyttelsesværdig karakter, fx sygdomshistorik, da skal den referencegivende dog være ekstra opmærksom på, om den, der søges referencer på, er indforstået hermed – evt. ved direkte kontakt til den pågældende.
Læs mere om ansættelse og arbejde på vores hjemmeside.