Uforudsigelige toldsatser på eksportmarkederne, stigende trusler om cyberangreb, fortsat krig i Europa, usikkerheder på finansmarkederne, er blot nogle af de temaer, der fylder i virksomhederne og i samfundsdebatten, og ingen ved hvad fremtiden bringer.
Men har du som ansvarlig virksomhedsejer eller ansvarlig ledelse forstået i tide at udvise rettidig omhu, er chancerne for at stå godt rustet i krisetider og komme helskindet og måske ovenikøbet styrket ud på den anden side langt større, end hvis rusten har fået bidt sig fast i de vitale dele af virksomheden og med risiko for en truende konkurs.
Ruster virksomheden og dens ledelse sig til fremtiden og til sikker drift, så kommer her en række forslag til opmærksomhedspunkter, som virksomheden med fordel kan lade sig inspirere af.
1. Ansvarlig ledelse i virksomheden
Drives virksomheden i selskabsform og med bestyrelse, så er det vigtigt, at vedtægterne afspejler virksomhedens reelle formål, og dermed også i forsikringsretlig henseende har dækning for den sikrede interesse; altså det som virksomheden reelt beskæftiger sig med.
Bestyrelsens sammensætning, forretningsorden og beslutningsprotokoller er vigtige parametre, og en bestyrelsesansvarsforsikring bør der også være tegnet.
Den daglig ledelse i form af evt. direktør bør være reguleret i en direktørkontrakt, og evt. kunde- og konkurrenceklausuler bør være indarbejdet.
I bogholderiet skal der være funktionsadskillelse mellem den, der sætter regninger til betaling, og den der godkender betalingerne.
2. Hav styr på virksomhedens medarbejdere
Alle ansættelsesforhold skal være reguleret i ansættelseskontrakter med jobbeskrivelser og evt. henvisning til gældende overenskomst.
Interne retningslinjer for medarbejderne bør være beskrevet i en personalehåndbog eller i en husaftale.
Der bør foreligge referater fra personalemøder og MUS-samtaler.
Arbejdsmiljøet spiller også en vigtig rolle, og der skal i mange tilfælde udarbejdes en arbejdspladsvurdering; en såkaldt APV, og er virksomheden af en vis størrelse skal der også være en arbejdsmiljørepræsentant.
3. Forstå virksomhedens forpligtelser
Virksomhedens forpligtelser kan være mange og af vidt forskellig karakter.
Det kan være kreditter, leasing, kreditkøb, pantsætninger, kautioner og garantier.
Som eksempel vil en passende balance mellem købte og leasede varebiler være fornuftigt, så der hurtigt kan frasælges biler som led i tilpasningen af virksomheden.
4. Vær opmærksom på virksomhedens faste ejendomme
For virksomhedens evt. faste ejendom, kan en evt. låneomlægning med reduktion af restgælden være et vigtigt opmærksomhedspunkt.
Og drives virksomheden fra lejede lokaler, bør det undersøges om det er muligt, at forhandle bedre eller lempeligere lejevilkår.
Ofte er der gensidig uopsigelighed i en længere periode for både lejer og udlejer, og har du som selskabets ultimative ejer samtidig påtaget dig en personlig kautionsforpligtelse, skal man være ekstra varsom.
5. Kontrollér virksomhedens lovpligtige forsikringer
Medarbejdere skal være omfattet af en lovpligtig arbejdsskadeforsikring, og på trods af stor spareiver, er det ikke klogt at fravælge de frivillige dækninger.
Alt afhængig af branche og virksomhedsform er erhvervsansvarsforsikring, produktansvarsforsikring, løsøreforsikring, driftstabsforsikring, cyberforsikring og evt. bestyrelsesansvarsforsikring gode dækninger at have i værktøjskassen, hvis uheldet er ude.
Kører medarbejderne i virksomhedens biler, bør der også indhentes erklæring om hæftelse i tilfælde af vanvidskørsel.
Virksomhedens øvrige opmærksomhedspunkter
Hele området om datahåndtering med EDB-backup og sikkerhedskopiering, softwarelicenser, hjemmeside/domænenavn, GDPR og hvidvask er kapitler for sig, for ikke at nævne begreber som ESG og CSR, og er der fokus på disse områder, så vil der alt andet lige være større interesse for at lave forretninger med virksomheden, når der er orden i penalhuset.
Det skal understreges, at listen ikke er udtømmende, men alene ment som inspiration til at få gennemgået en lang række af virksomhedens forhold, så der kan være ro på i hverdagen og virksomheden kan koncentrere sig om at tjene penge og tænke langsigtet.
Få hjælp og rådgivning
Har du, din virksomhed, selskabets ledelse/bestyrelse brug for en gennemgang af virksomhedens juridiske fundament, så tøv ikke med at kontakte en af Ret&Råds erhvervsadvokater for en gennemgang og sparring.
Vil du vide mere? Læs om Erhvervsrådgivning eller download brochuren Virksomhedens aftaler.
Artiklen er første gang udgivet den 30. november 2022.