Tidligere havde ethvert medlem ret til at få et angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling. Denne ”ret” er i den nye normalvedtægt præciseret til, at bestyrelsen og enhver ejer i en ejerforening ifølge normalvedtægtens § 10, stk. 1 har ret til at få et konkret angivet emne behandlet på den ordinære generalforsamling, og som tidligere kan ændringsforslag ifølge stk. 3 stilles på generalforsamlingen. Tilsvarende muligheder findes i de fleste særvedtægter.
Selvom det nu er præciseret, at det skal være et konkret angivet emne, er det ikke nærmere defineret, hvad der skal til, for at en generalforsamling kan vedtage et forslag.
Forslag fra medlemmerne bliver i praksis ofte afvist, fordi de ikke er tilstrækkeligt konkretiseret, undersøgt, belyst og gennemregnet til at kunne vedtages på en generalforsamling. Dette kan fx ske ved fremlæggelse af tegninger, tilbud, budgetter, finansieringsmuligheder mv.
Hvem danner overblikket?
Det er dirigenten der danner sig et overblik over om forslaget kan sættes til afstemning. ”så snart et forslag er stillet, oplæses det af dirigenten, som helst allerede på dette tidspunkt skal danne sig et foreløbigt skøn over, om forslagets behandling kan fremmes, eller om dets indhold eller form medfører, at det ikke kan forelægges til vedtagelse. I sidstnævnte bør dirigenten meget hurtigt meddele forsamlingen, hvorfor forslaget ikke kan fremmes, eller i alt fald tage forbehold herom, hvis han ikke mener at kunne tage endelig stilling til spørgsmålet, før debatten er færdig”, jf. Håndbog for dirigenter af Kristian Mogensen.
Generalforsamlingen kan være uenig i dirigentens vurdering, hvilket kan føre til, at forsamlingen vælger en anden dirigent. Et ikke tilstrækkeligt konkretiseret, undersøgt, belyst og gennemregnet forslag bør dog aldrig sættes til afstemning, da medlemmerne ikke herved får belyst konsekvenserne af forslaget. Er der en positiv stemning for et forslag, kan bestyrelsen eller et nedsat udvalg alternativt få i opdrag at arbejde med at få belyst forslaget til en kommende generalforsamling.
Der findes ikke konkrete regler for selve formuleringen af et forslag. Der er dog en række gængse anbefalinger:
- Formulér forslaget, så der nemt kan stemmes enten ”ja” eller ”nej” til det.
- Begrund hvorfor forslaget er relevant – på den måde kan de øvrige medlemmer nemt forholde sig til forslaget.
- Beskriv de økonomiske konsekvenser og hvordan forslaget kan finansieres.
- Underbyg gerne forslaget med projektmateriale, bilag mv. eller henvis til, hvor der kan findes flere oplysninger.
- Deltag selv i generalforsamlingen, så du kan uddybe og svare på spørgsmål.
- Derudover bør forslaget indeholde forslagsstillers fulde navn, adresse og ejerlejlighedsnummer samt datering.
Derudover kræver det, at der møder nok stemmeberettigede medlemmer op til generalforsamlingen. Afhængigt af forslaget er der forskellige krav til hvor mange stemmeberettigede medlemmer, der skal være mødt op, før et forslag kan vedtages – det afhænger af forslagets karakter, og er desuden yderligere detailreguleret i den nye normalvedtægt.
Hvis man er i tvivl om, hvorvidt et forslag opfylder kravene til at kunne sættes til afstemning på en generalforsamling, bør man drøfte det med ejerforeningens administrator eller advokat, inden man indsender sit forslag, da man ellers risikere at få det afvist, uden at det bliver sat til afstemning.