6 gode råd til boligforeningens arbejde

Hvad er bestyrelsens rolle? Hvad indeholder en god forretningsorden? Få svar på dette og meget mere i denne artikel, der også fremhæver digitale løsninger som vejen frem for boligforeninger.

Forberedelse til bestyrelsesmøder

Bestyrelsesmøder skal foregå med styring og struktur, så der opnås ensartethed i møderne og en bedre forståelse af bestyrelsesarbejdet. Når en bestyrelse er konstitueret, skal man straks planlægge, hvor mange møder der skal holdes og planlægge dem. Seks årlige møder er ofte passende. Benyt en standarddagsorden med indhold og bilag – det giver overblik og sikrer, at alle bestyrelsesmedlemmer kan deltage.

Afvikling af møderne

Formanden bør sikre, at dagsorden overholdes, at mødet afsluttes inden for aftalt tid, og at alle medlemmer bliver hørt. Beslutninger i bestyrelsen træffes oftest efter flertal, medmindre vedtægterne dikterer andet. Har én et habilitetsproblem, skal medlemmet hverken deltage i drøftelser eller beslutning. 

Bestyrelsesreferatet skal indeholde:

  • Hvilke emner man har været omkring,
  • Beslutninger
  • Eventuelle protester
  • Hvad bestyrelsen på boligforeningens vegne skal gøre eller ikke gøre.
  • Hvilke medlemmer der tager sig af hvad.

Det er netop disse referater, der kan blive udslagsgivende i sager om bestyrelsesansvar. Hvis bestyrelsesreferater offentliggøres til foreningsmedlemmer, så vær opmærksom på persondataloven.

Det gode bestyrelsesarbejde

Gode værktøjer til det gode bestyrelsesarbejde er en forretningsorden og en beslutningsprotokol. På den måde sikrer man, at konkrete krav fra vedtægterne overholdes, men man får også på forhånd fastslået, hvem der beslutter og gør hvad.

Et eksempel på en bestyrelsens forretningsorden kan være:

•    Boligforeningens formål, som bestyrelsen arbejder forFrister og form for indkaldelse til møder

•    Krav til udformningen af dagsordenen

•    Antal for beslutningsdygtighed

•    Regler for afstemninger

•    Fordeling af opgaver og opfølgning

•    Nedsættelse af udvalg (stående/ad hoc) 

•    Habilitetsregler – rettigheder i forhold til at træffe beslutninger

•    Optagelse, udsendelse og godkendelse af referat/bestyrelsesprotokol

•    Eventuel tavshedspligt

•    Økonomiopfølgning – budgetlægning og årsrapporter

Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.

Digitalt samarbejde med administrator

Administrators opgave er at gøre arbejdet lettere for bestyrelsesmedlemmerne, som ofte arbejder frivilligt. Derfor skal foreningen trække på administrators kompetencer og gøre brug af digitale løsninger som Probo.

Her kan bestyrelsen løbende følge foreningens økonomi, mens Probo også reducerer print og porto, da alt kan ske elektronisk. Her kan beboere og bestyrelsen tilgå alle foreningens dokumenter, og den slags digitale løsninger giver ofte bedre kommunikation og åbenhed i foreningen.

Ansvar og boligforeninger

Bestyrelsesmedlemmer handler på vegne af foreningen, mens generalforsamlingen er det besluttende organ. De daglige dag-til-dag-beslutninger for ageren og forpligtelser varetages af bestyrelsen.

Medlemmer af bestyrelsen skal være deres ansvar bevidst, men også med det for øje, at der hersker ret vide grænser for, hvad et bestyrelsesmedlem må, så længe fornuften råder. Et medlem risikerer kun erstatningsansvar, hvis handlinger eller mangel på samme resulterer i økonomisk tab.

Man må aldrig handle i strid med vedtægterne, men skal altså først søge at ændre dem på en generalforsamling.

Udfordringen er, at der ikke er nogen lovmæssigt definerede grænser udstukket for handlefriheden i forbindelse med bestyrelsesansvar. Her beror det på tidligere sager, der kan danne en art præcedens, men dog altså ikke klokkeklare regler.

En særlig forsikring kan give ekstra ro i maven for bestyrelsesmedlemmerne.

Haltende økonomi eller store forpligtelser

Uanset om en boligforening har dårlig eller god økonomi, skal bestyrelsesmedlemmerne  handle ud fra et forsigtighedsprincip. Indkøb og forpligtelser må kun ske, når man er sikker på, at boligforeningen kan opfylde aftalerne.

Langt de fleste bestyrelsesansvarssager opstår, når boligforeningen ikke kan betale for modtagne varer eller ydelser.

Hvis almindelig sund fornuft indikerer, at der er risiko for, at boligforeningen ikke kan opfylde en aftale, bør man som bestyrelsesmedlem forsøge at undgå, at aftalen overhovedet indgås. Dermed kan man undgå at havne i en medansvarssag.

Men man skal aktivt protestere mod aftalen på bestyrelsesmødet, stemme imod og sørge for at få protesten noteret i bestyrelsesprotokollen. Man kan også bringe sagen op på generalforsamlingen. Insisterer bestyrelsen alligevel på at indgå aftalen, bør man trække sig. Også det skal noteres i protokollen, eller man kan selv skriftligt oplyse til bestyrelsen, at man trækker sig med henvisning til årsagen.

Uvidenhed fritager ikke for ansvar

For at man kan overholde beslutninger, vedtægter og økonomi, skal man i sagens natur have styr på, hvad det hele betyder. Nogle bestyrelsesansvarssager handler ganske enkelt om, at man ikke har været ordentligt inde i sagerne eller har undladt at undersøge sagen til bunds.

Men man fraskriver sig ikke ansvar blot ved at hævde, at “det vidste jeg ikke noget om”. 

Handler et bestyrelsesmedlem uforsvarligt eller retsstridigt på vegne af foreningen, kan det ligeledes medføre ansvar, ligesom det ville være tilfældet, hvis personen handler på egne vegne. 

Ansætter en bestyrelse eksterne personer, er det bestyrelsens ansvar, at al lovgivning overholdes i forhold til ansættelsesret, arbejdsmiljø, skat og så videre.

Det er også bestyrelsens ansvar at føre tilsyn og kontrol med, at de ansatte holder sig til de udstukne instrukser.

Lad fornuften råde

Summa Summarum: Bestyrelsesmedlemmer skal handle fornuftigt på vegne af boligforeningen, ligesom man ville have handlet i forhold til egen privatøkonomi.

Arbejder man aktivt på at løse problemer i foreningen, inddrager eksterne rådgivere og overholder budgetterne, vil man som hovedregel ikke ifalde bestyrelsesansvar.

Vi anbefaler dog altid også – for en ekstra sikkerheds skyld – at tegne en bestyrelsesansvarsforsikring.

Faktabokse:

  • Få ekstern hjælp
  • Styrk samarbejdet med administrator
  • Gør det let at være bestyrelsesmedlem
  • Anvend digitale løsninger
  • Benyt administrator aktivt i foreningens hverdag
  • Søg juridisk sparring

Bestyrelsens ansvar

  • Pas på faldgruberne
  • Benyt altid rådgivere – Juridisk og byggeteknisk
  • Arbejdsskade er også bestyrelsens ansvar
  • Tegn en bestyrelsesansvarsforsikring

Læs mere på Ret&Råd Ejendomsadministration.

Har du spørgsmål til artiklens forfatter?

Felter med * skal udfyldes.

"*" indicates required fields

Name
Samtykke*
Dette felt er til validering og bør ikke ændres.