Udgangspunktet er, at en aktionær eller et medlem af en forening skal møde fysisk frem på en generalforsamling for at kunne afgive sin stemme. Oftest er det også muligt at give fuldmagt til en anden person, der møder fysisk op og stemmer. Men begge er ikke muligt under den aktuelle coronanedlukning.
Men en elektronisk generalforsamling, dvs. et møde hvor der stemmes helt uden fysisk fremmøde, kan kun gennemføres, hvis denne mulighed er udtrykkeligt nævnt i vedtægterne. Det er sjældent tilfældet.
Nye regler forlænges i 2021
For at afbøde udfordringerne og usikkerheden vedtog Folketinget i 2020 nogle særregler. Disse regler muliggør, at ledelsen kan vælge at afholde generalforsamlinger helt eller delvist elektronisk, til trods for at generalforsamlingen efter vedtægterne skal afholdes ved fysisk fremmøde. Denne ordning er inden nytår forlænget til at gælde for hele 2021 (bekendtgørelse nr. 2240 af 29/12/2020).
Det betyder, at selskaber og andre virksomheder kan planlægge elektroniske generalforsamlinger for hele 2021, uanset hvordan smittetrykket konkret måtte vise sig at være på det tidspunkt, hvor generalforsamlingen afholdes.
Selskaber og andre virksomheder kan planlægge elektroniske generalforsamlinger for hele 2021, uanset hvordan smittetrykket konkret måtte vise sig at være på det tidspunkt, hvor generalforsamlingen afholdes.
Undtagelsesreglerne gælder dog ikke alle
Undtagelsesreglerne omfatter kun selskaber, andelskasser, investeringsforeninger og lignende – derimod er eksempelvis grundejerforeninger og lignende ikke nævnt.
Omstændighederne og behovet for sikkerhed og planlægning er helt de samme for foreningerne. Det er i alle medlemmers interesse, at generalforsamlingerne gennemføres. Derfor taler formodningen for, at særreglerne for virksomhederne kan anvendes tilsvarende for foreningerne. Dog skal bestyrelserne sikre sig, at tage bedst muligt hensyn til den minoritet, der ikke har adgang til elektronisk kommunikation. En mulighed kan være at udvide muligheden for at stemme ved fuldmagt, så eksempelvis et bestyrelsesmedlem får fuldmagt til at deltage i den elektroniske generalforsamling på vegne af disse foreningsmedlemmer.
Vedtægterne kan trænge til en revidering
Den nuværende situation bør måske også give anledning til at både selskaber og foreninger overvejer om vedtægterne ønskes opdateret med muligheden for afholdelse af helt eller delvist elektroniske generalforsamlinger.