En korrekt udstedt faktura og en fastlagt fakturerings- og rykkerpolitik er nogle af grundstenene for en god virksomhedslikviditet.
Som erhvervsdrivende er der flere ting, som man skal være opmærksom på omkring virksomhedens fakturaer.
Der er oplysninger som – i henhold til gengældende lovgivning – skal være angivet på fakturaen, og så er der oplysninger, som bør være angivet på fakturaen.
En faktura skal indeholde følgende oplysninger – det følger af gældende lovgivning:
- Udstedelsesdato (fakturadato)
- Fortløbende nummer, der bygger på én eller flere serier, og som identificerer fakturaen
- Sælgers momsregistreringsnummer (CVR-nr. eller SE-nr.)
- Sælgers navn og adresse
- Købers/kundens navn og adresse
- Mængden og arten af de leverede varer eller omfanget og arten af de leverede ydelser
- Den dato, hvor levering af varerne eller ydelserne foretages eller afsluttes, forudsat en sådan dato er forskellig fra fakturaens udstedelsesdato (fakturadato)
- Momsgrundlaget, pris pr. enhed uden afgift, eventuelle prisnedslag, bonus og rabatter, hvis disse ikke er indregnet i prisen pr. enhed
- Gældende momssats
- Det momsbeløb, der skal betales.
Som inkassoadvokater anbefaler vi, at en virksomheds faktura også indeholder følgende oplysninger, der vil medvirke til en hurtigere og mere gnidningsfri inkassoproces i tilfælde af, at fakturamodtager ikke betaler fakturaen;
- Kundens CVR-nummer: Er jeres kunde erhvervsdrivende, så anbefaler vi, at I også påfører kundens CVR-nummer på fakturaen. Derved kan der ikke rejses tvivl om, hvem der er handlet med, og hvem rette fakturamodtager således er.
- Rentesats: Hvis I ønsker renter, når kunden ikke betaler rettidigt, skal dette fremgå af fakturaen. I kan for eksempel anføre ”Ved for forsinket betaling, vil der blive tilskrevet renter – Renten udgør i øjeblikket 2% rente pr. påbegyndt måned”. Vi anbefaler dog, at rentesatsen også fremgår af jeres handelsbetingelser, således at der ikke kan rejses tvivl om, hvorvidt kunden har accepteret renten forud for fakturaudstedelsen
En fastlagt fakturerings- og rykkerpolitik styrker virksomhedens likviditet.
- Vi anbefaler, at der faktureres hurtigst muligt efter opgaven er fuldført, eller når varerne er leveret. Det er også en god idé at fakturere med faste intervaller – for eksempel hver fredag. En fast faktureringsprocedure vil sikre, at I som leverandør ikke glemmer at udstede fakturaen til kunden, samtidigt med at kunden ikke ”glemmer” jer som leverandør (herunder de leverede produkter eller det udførte arbejde)
- Hvis du fremsender fakturaen med e-mail, så er det en god idé at gemme kvitteringen for afsendelsen – derved kan I på et senere tidspunkt lettere dokumentere, hvornår fakturaen er afsendt
- Såfremt jeres kunde ikke betaler, er I berettiget til at pålægge
- Rykkergebyret må højest være kr. 100,00 pr. rykker,
- I må maksimalt sende 3 rykkere for det samme krav.
- Der skal være minimum 10 dage mellem hver rykkerskrivelse.
I kan godt nøjes med at sende én rykkerskrivelse.
I rykkerskrivelsen skal I blot gøre opmærksom på, at hvis jeres krav ikke betales senest 10 dage efter rykkerskrivelsens datering / fremsendelsesdato, vil sagen blive overgivet til retslig inkasso, og der vil i den forbindelse påløbe yderligere omkostninger, som jeres kunde hæfter for.
- Såfremt jeres kunde er erhvervsdrivende, må I også gerne pålægge et kompensationsgebyr, hvis jeres kunde ikke har betalt fakturaen på forfaldsdagen.
Kompensationsgebyret udgør kr. 310,00 og kan pålægges én gang pr. faktura.
Vi anbefaler, at du overgiver sagen til os allerede efter første rykkerskrivelse.
Derved sikrer I som virksomhed, at jeres krav mod skyldner håndteres hurtigst muligt, og at I ikke bliver utilsigtet kreditgiver til skyldner – og derved langsomt forringer jeres muligheder for at få jeres tilgodehavende.
Læs mere om vores inkassoydelser
Skal vi også hjælpe dig og din virksomhed?
Kontakt mig gerne allerede i dag for et uforpligtende kaffemøde om mulighederne for effektiv inkasso.