5 gode råd: Hvidvasklovens krav til dig som ejendomsadministrator

erhvervsejendomme og hvidvask

Ejendomsadministratorer skal også kende hvidvaskloven, så de ikke bliver udnyttet til at medvirke til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme.

Formålet med hvidvaskloven er at gøre det sværere at skjule, hvor penge stammer fra. Loven stiller derfor en række krav, som skal beskytte imod, at man forsøger at skjule, at indtægter, der stammer fra en kriminel handling, som f.eks. skatte-/momsunddragelse, underslæb, mandatsvig, afpresning, tyveri, røveri, salg af narkotika, menneske- eller våbensmugling, og får det til at se ud som om, at indtægterne stammer fra en lovlig handling. Som ejendomsadministrator skal du også kende lovens krav, så du ikke bliver udnyttet til at medvirke til hvidvask af penge eller finansiering af terrorisme. Her er 5 gode råd til at leve op til hvidvasklovens krav:

1. Du skal registreres for bekæmpelse af hvidvask på Virk.dk

Dette skal ske før, du begynder at udøve erhvervsaktiviteten,hvis din virksomhed er en type/branche med øget risiko for kontakt til personer og virksomheder, der har til hensigt at foretage hvidvask eller finansiere terror. Ejendomsadministratorer skal f.eks. registrere sig. 

2. Du skal indhente legitimation – og kende din kunde!

Når ejendomsadministratorer indgår en ny lejeaftale, skal de bede om identifikation på kunden, virksomheden og personerne bag samt lejers formål med at leje lokalerne. Lejers formål med at leje lokalerne vil ofte fremgå af ”det lejedes anvendelse”

Hvis din lejer/kunde er en fysisk person, skal du notere navn og cpr-nummer. Hvis lejer ikke har et dansk cpr-nummer, skal du bede om fødselsdato. Du skal tage en kopi af legitimationen f.eks. et pas eller kørekort og sygesikringsbevis.

Hvis lejer/kunden er en virksomhed, skal du notere navn og CVR-nummer og slå virksomheden op i CVR. Du skal notere virksomhedens legale og reelle ejere og gemme et udskrift fra CVR. Er lejer en udenlandsk virksomhed, skal du indhente et CVR-lignende registreringsnummer. Husk også at klarlægge virksomhedens ejerforhold ved f.eks. at indhente stiftelsesdokumenter, vedtægter, ejerbog m.m., da den eller de reelle ejere skal legitimeres, som beskrevet ovenfor.

3. Risikovurdering for hvidvask – kend din lejer/kunde

Når din virksomhed får en ny kunde, skal man vurdere om risikoen for hvidvask er lav, mellem eller høj.

Overordnet skal du opdele din virksomheds kunder i tre grupper: lav- mellem- eller højrisiko. Vurderingen vil have indflydelse på, hvor meget eller lidt, du skal undersøge og kontrollere kunden.

Hvis din risikovurdering fører til, at en kunde er høj risiko, vil det f.eks. kunne medføre, at du skal foretage en nærmere undersøgelse af, hvor kundens penge kommer fra.

Kundekendskabsproceduren skal være afsluttet, før du starter dit arbejde for kunden. Du skal løbende holde øje med, om der er ændringer i din kundes rutiner.

4. Undersøgelse – notering – dokumentation

Bliver du opmærksom på usædvanlige aktiviteter hos en kunde, skal du undersøge baggrunden. Dette gælder især, hvis der ikke er et umiddelbart økonomisk eller lovligt formål. Fatter du mistanke om, eller har du rimelig grund til at formode – at en aktivitet har eller har haft tilknytning til hvidvask eller finansiering af terrorisme, skal du foretage en nærmere undersøgelse af den mistænkelige pengestrøm:

  • Hvor stammer pengene fra?
  • Hvordan er kundeforholdet opstået?
  • Hvilken ydelse skal der leveres?
  • Hvor skal ydelsen leveres?
  • Hvordan skal ydelsen leveres?

Desuden bør du undersøge, om der er komplekse forhold, så du kan afgøre, om din mistanke kan afkræftes.

Husk, når lejeforholdet/kundeforholdet ophører, skal du gemme alle væsentlige oplysninger i 5 år.

Dvs. at du også skal notere resultaterne af dine undersøgelser (oplysninger om kunden, aktiviteten og din konklusion) og opbevare notatet i mindst 5 år efter kundeforholdets ophør som dokumentation.

For personoplysninger dog maksimalt i 5 år efter kundeforholdets ophør, medmindre andet er fastsat i anden lovgivning. Du skal være opmærksom på, at sletning normalt skal være foretaget senest 1 måned efter 5-års fristen, med mindre afgørende hensyn taler imod.

5. Underretning om hvidvask

Hvis du får mistanke om (punkt 4) at en kunde er indblandet i hvidvask eller finansiering af terrorisme, så skal du underrette Hvidvasksekretariatet , så de kan vurdere om sagen bør undersøges nærmere.

Hvornår ”formidler” ejendomsadministrator et lejemål? 

Når ejendomsadministrator finder lejeren og indgår lejeaftalen med lejeren på vegne af udlejer, skal ejendomsadministrator overholde hvidvasklovens krav.  Administrator skal dog kun sørge for at opfylde kravene i hvidvaskloven, hvis administrator formidler lejemål.

Hvis lejekontrakten derimod allerede er indgået af lejer og udlejer, før administrator får den tilsendt, så har administrator ikke formidlet lejemålet, og så har administrator ikke pligt til at følge kravene i hvidvaskloven.

Hvordan lever man op til hvidvasklovens krav?

  • Efterlev princippet om ”kend din kunde”.  
    Det vil bl.a. sige, at man skal være opmærksom på kundernes aktiviteter, og holde øje med mistænkelige pengestrømme. Ved mistanke om hvidvask eller finansiering af terrorisme – skal alarmklokkerne ringe! og der skal ske indberetning til Hvidvasksekretariatet.
  • Foretag en løbende risikostyring af egen virksomhed.
    Dvs. at man har gjort sig overvejelser om, hvordan virksomheden vil undgå at blive misbrugt til hvidvask, og man skal sørge for at forebygge dette ved at have udarbejdet politikker, indarbejdet gode rutiner og konkrete forretningsgange for noterings-, undersøgelses- og underretningspligterne i hvidvaskloven. Herudover skal man også sørge for uddannelse af medarbejderne samt foretage intern kontrol af, at de fastsatte politikker, rutiner og forretningsgange mv. følges.
  • Hav dokumentation for virksomhedens risikostyring.
    Dvs. at virksomheden skal sikre sig, at den har skriftlig dokumentation for, at man rent faktisk har fastsat politikker, indarbejdet rutinerne og de konkrete forretningsgange, men dokumentationskravet gælder også for virksomhedens interne kontrol, så den skal man også have dokumentation for at man udfører.

Hvad ser kontrollen på? Gør du det, du siger, du gør?

Kontrollen ser efter, om du kan dokumentere, at du gør, det du har sagt, at du gør. Dvs. at du har dokumentation for, at du har identificeret kunden, foretaget risikovurdering, samt har politikker, rutiner og forretningsgange, der minimerer risikoen for at din virksomhed bliver udnyttet til hvidvaskning.

Herudover ser kontrollen også på, om du udfører intern kontrol med virksomhedens risikovurderinger, og om de fastsatte politikker og forretningsgange følges, hvilket er årsagen til, at man skal have skriftlig dokumentation for virksomhedens risikostyring.

Kontrollen ser bl.a., men ikke kun, efter om:

  • Du mangler tilstrækkelig legitimation.
  • Du kan dokumentere, at du ikke først har indhentet legitimation efterfølgende. 
  • Du har udført kontrol af reelle ejere, når kunden er en virksomhed.
  • Du holder den indhentede legitimation ajour og opdateret.

Fakta om hvidvaskloven

Bekendtgørelse af lov om forebyggende foranstaltninger mod hvidvask af udbytte og finansiering af terrorisme. Loven trådte første gang i kraft i 1993 som følge af et EU-direktiv (hvidvaskdirektivet). Lovens formål er bl.a. at sikre, at Danmark bidrager til den internationale kamp mod hvidvask af penge og finansiering af terrorisme.

Har du spørgsmål til artiklens forfatter?

Felter med * skal udfyldes.

*” indikerer påkrævet felt

Name
Samtykke*
This field is for validation purposes and should be left unchanged.