Ejerbogen skal som udgangspunkt opbevares på selskabets adresse, men selskabet kan vælge en person til at føre ejerbogen, f.eks. selskabets advokat.
Under alle omstændigheder skal ejerbogen være tilgængelig for offentlige myndigheder.
Ejerbogen kan godt være i elektronisk form, og det vil typisk gøre det lettere at sjourføre den og give myndigheder og andre, som har ret til indsigt i ejerbogen, adgang til den. Selskabet kan også indberette oplysningerne til det offentlige ejerregister, som er offentligt tilgængeligt. Det er typisk det letteste, men ikke altid tilrådeligt, da der er forskel på oplysningerne i en ejerbog og i det offentlige ejerregister, f.eks. ved mindre ejerandele.
Hvad skal en ejerbog indeholde:
- Den samlede beholdning kapitalandele (anparter/aktier)
- Kapitalejernes navn og adresse (CVR nr. og hjemsted, hvis kapitalejeren er et selskab)
- Dato for erhvervelse, afhændelse eller pantsætning, herunder størrelse af kapitalandele
- Stemmerettigheder som er tilknyttet kapitalandelene, hvis selskabet har særlige stemmerettigheder
Hvis en kapitalejer sælger eller pantsætter sine kapitalandele, skal det meddeles til den, som fører ejerbogen indenfor 14 dage, så ejerbogen hele tiden er korrekt.
Ejerbogen skal oprettes hurtigst muligt efter oprettelsen af selskabet, og er således ikke nødvendigvis en del af stiftelsen af selskabet, modsat stiftelsesdokument og vedtægter; så husk at minde din rådgiver om at lave en ejerbog i forbindelse med stiftelsen af selskabet.
Hvis du får stiftet et selskab med hjælp fra Ret&Råd vil en ejerbog som udgangspunkt være en del af pakken.