Persondata i foreninger

Hvordan er det lige med persondatareglerne i erhvervsforeninger?

De fleste virksomheder har fokus på og arbejder løbende med at indrette deres dagligdag, så virksomhederne overholder de nye regler om beskyttelse af persondata. Men sidder du i en bestyrelse i en erhvervsforening, eksempelvis handelsstandsforening, erhvervsklub, Rotary, Round Table, sponsorklub tilknyttet en sportsklub eller lignende, skal du også have fokus på reglerne.

Databeskyttelsesreglerne gælder også i din forening – uanset foreningens størrelse.

Den registrering af oplysninger, foreningen foretager, er omfattet af person-databeskyttelsesreglerne.

Reglerne for behandling af personoplysninger gælder uanset størrelsen af den forening, der foretager behandlingen.

Hvad må foreningen egentlig registrere?

Foreningen må gerne registrere almindelige oplysninger om medlemmerne. Det kan eksempelvis være følgende oplysninger; navn, adresse, telefonnummer, e-mail adresse, dato for indmeldelse og eventuelt tillidshverv i foreningen. Endvidere må foreningen også registrere oplysninger af mere speciel karakter. Det kan eksempelvis være golfhandicap.

Pas på ved generel udsendelse af informationer til medlemmerne

Sender foreningen information ud til alle medlemmerne via e-mail, skal bestyrelsen være opmærksom på, om medlemmerne kan se øvrige medlemmers e-mailadresser. E-mailadresser på samtlige modtagere bør ikke fremgå af selve mailen. Derfor skal du altid huske at udsende masseudsendelser i e-mailens bcc-felt.

Videregivelse af medlemsoplysninger

Datatilsynet er af den opfattelse, at medlemskab af en forening – uanset foreningens formål – skal anses som en privat sag. Reglerne gælder derfor alle typer foreninger eksempelvis en sportsforening, kunstforening, bridgeklub og lignende.

Bestyrelsen må som udgangspunkt gerne videregive almindelige medlemsoplysninger INTERNT i foreningen.

Det kan ske via en lukket internetside, eller i et fysisk trykt medlemsblad – så længe oplysningerne kun kan tilgå internt.

En forening må derimod ikke videregive eller sælge medlemsoplysninger til mulige sponsorer/forretningsforbindelser – ligesom foreningen ikke må offentliggøre en medlemsliste på det åbne internet.

Artiklen er skrevet af advokat (L) Dorthe Westerdahl fra Ret&Råd Advokater København. Har du spørgsmål til artiklen kan Dorthe kontaktes på tlf. 69 66 30 24 eller på mail til dwe@ret-raad.dk. Find din lokale Ret&Råd advokat eller læs mere om virksomhedsrådgivning på Ret&Råds hjemmeside.