Hvad virksomheden bør vide om hjemmearbejdspladser

Hvad virksomheden bør vide om hjemmearbejdspladser

COVID-19’s anden bølge sender i kraft af den delvise nedlukning store dele af danskerne hjem til privatboligen med arbejde ved køkkenbordet. Nogle medarbejdere er glade og trives med at arbejde hjemme – andre medarbejdere bliver ensomme og depressive. Hvordan kan virksomheden hjælpe med indretning og økonomisk støtte til hjemmearbejdsplads?

Skrevet af advokat Dorthe Westerdahl, Ret&Råd København

Virksomhederne har siden før jul skullet tage stilling til den akutte hjemsendelse af medarbejdere. Men det er også vigtigt at tænke længere frem og planlægge, hvad der skal ske, når vi forhåbentligt i løbet af første halvår 2021 får en mere normal hverdag igen.

Skal medarbejderne fortsat arbejde hjemmefra med fleksibelt arbejdssted? Kan virksomhederne flytte til mindre lejemål og hjemtage en gevinst grundet lavere lokaleudgifter? Er storrumskontorer dømt ude? Hvorledes opretholdes de sociale relationer og følelsen af fællesskab mellem kollegaerne?

Hjemmekontoret – det nye normal

Et er sikkert. Hjemmearbejde er kommet for at blive!

Ifølge arbejdsmiljøloven skal en hjemmearbejdsplads overholde lovens krav, hvis medarbejderen arbejder hjemmefra mindst én gang om ugen. Virksomheden har derfor et ansvar for at undgå arbejdsskader. Der skal være en ergonomisk arbejdsstol, et hæve- sænkebord og tilstrækkelig med belysning i arbejdsrummet.

Der er ikke i de nuværende skatteregler taget højde for udgifter ved et hjemmekontor. Det er ekstremt svært efter skatteretspraksis, at en medarbejder kan få godkendt fradrag for et etableret hjemmekontor i privatboligen.    

Så hvilke andre muligheder er der så?

Økonomi ved hjemmekontor

Telefon og internet

Har medarbejderen fri telefon, skal der i 2021 ske beskatning af værdien af fri telefon med beløb kr. 3.000.

Betaler virksomheden for internet, er det et skattefrit gode, hvis man kun får adgang til virksomheden netværk. Betaler virksomheden både for telefon og fri internet, skal medarbejderen stadigvæk kun beskattes af 1 x kr. 3.000 – ikke det dobbelte.

Indretning af hjemmekontor:

Der er flere muligheder, og ikke alle er lige attraktive.

Firmakøb

  • Hvis virksomheden stiller kontormøbler og belysning til rådighed for medarbejderen, og ejerskabet til effekterne stadigvæk tilhører virksomheden, er der ingen beskatning hos medarbejderen.
  • Tilsvarende vilkår gælder pc og printer incl. papir og printerblæk.

Privat medarbejderkøb

  • Ønsker medarbejderen selv at indkøbe møblement, der bedre passer ind i privatboligens stil – vil et økonomisk kontanttilskud fra virksomheden til medarbejderen være skattepligtigt for medarbejderen.

Bruttolønsordning

  • Købet finansieres ved, at medarbejderen går lidt i løn i en afgrænset periode.
  • Virksomheden kan indkøbe møblerne efter medarbejderens ønske og samtidig aftales en afviklingsperiode af det købte. Der skal være tale om indkøb af sædvanlige kontormøbler.
  • Der kan aftales en afviklingsperiode mellem 12- 36 mdr. Den månedlige udgift fratrækkes i medarbejderens løn FØR skat.
  • Det betyder, at skatten faktisk betaler en del af medarbejderens lønnedgang.
  • Skattebesparelsen gør det dermed billigere for medarbejderen at indkøbe et hjemmekontor – end hvis kontormøblerne blev indkøbt som et almindeligt privatkøb.
  • Virksomheden får ikke nogen direkte udgift, men virksomheden har en mindre likviditets-forskydelse.
  • Det er vigtigt, at der bliver indgået en skriftlig aftale med medarbejderen, om de indkøbte kontormøbler, afviklingsperiode etc.

Arbejdstrivsel

Ifølge Danmarks Statistik arbejdede ca. 40 pct. af de beskæftigede danskere – eller over én mio. lønmodtagere hjemme fra i foråret 2020 ved den første nedlukning.

Mange medarbejdere er fortsat med at arbejde hjemme fra. De nyeste undersøgelser viser desværre, at ikke alle er tilfredse med den position.

Nogle stortrives med fleksibiliteten, og de har fået meget bedre styr på familielogistikken - andre mister simpelthen arbejdsglæden og føler sig ekstremt ensomme.

Arbejdslivet bliver lidt for meget leverpostej – trist med gråt på!

Det er derfor vigtig for virksomheden at sikre en god medarbejdertrivsel – og tage individuelle hensyn til medarbejdernes sociale behov. Det er alt for dyrt for virksomheden, hvis tristhed ender med stress og en mulig depression hos medarbejderen på grund af underskud på den sociale konto.

Mange undersøgelser peger på, at hvis virksomheden vil bevare en god arbejdskultur herunder fastholde arbejdsglæden – bør man kun have to max tre ugentlige hjemmearbejdsdage.

Hvordan bevares sammenhængskraften og nerven i virksomhedskulturen?

Skal der mere socialt indhold i de fælles fysiske møder – flere sociale arrangementer? Digitale sammenkomster?

Når vi i 2021 forhåbentligt er ude af den delvis tvungen nedlukning – bør virksomhederne derfor overveje at indgå frivillige, individuelle aftaler med medarbejderne om omfanget af det fremtidige hjemmearbejde.

Aftalen bør være fleksibel, så der kan skrues både op og ned for hjemmearbejdet. Tvungen hjemmearbejde er No Go på den lange bane.

To do liste

Virksomheden bør derfor allerede nu overveje og igangsætte planlægningen af den nye mere fleksible ”hybride arbejdsplads” herunder vurdere behovet for at ændre de fysiske rammer.

Skal der indgås økonomiske aftaler med medarbejdere om indkøb af møblement til hjemmekontoret for at sikre et godt arbejdsmiljø?

Der skal også indledes dialog og forventningsafstemning med medarbejderne om virksomhedens nye hybride arbejdsplads anno 2021.

Har du spørgsmål til denne artikel, eller har du behov for rådgivning, er du velkommen til at kontakte mig, advokat Dorthe WesterdahlRet&Råd København, mail: dwe@ret-raad.dk eller mobil: +45 24 61 19 20.