Den korrekte opsigelse af en medarbejder

Fik du tænkt dig om, inden du skrev opsigelsen?

Hvad skal en opsigelsesskrivelse indeholde, når du opsiger en medarbejder? Hvis en opsigelse ikke kommer rettidigt frem eller, hvis opsigelsesvarslet er forkert, koster det som udgangspunkt virksomheden en ekstra måneds løn. Hvis den begrundelse, du har skrevet i opsigelsen, viser sig at være usaglig, kan det blive langt dyrere. Juraen skal være i orden. Ellers kan det komme til at koste virksomheden penge. Tre ting skal som minimum være på plads; den skriftlige opsigelse, opsigelsesvarslet og begrundelsen.

Skrevet af advokat Helle Groth Christensen, Ret&Råd Glostrup

Når virksomheden ser sig nødsaget til at opsige en medarbejder, kan det grundlæggende skyldes to forhold; enten medarbejderens eller virksomhedens.

Opsigelsen kan skyldes medarbejderens adfærd eller performance.

Der kan være tale om:

  • at medarbejderen ikke præsterer tilfredsstillende på arbejdet.
  • at medarbejderen har problemer med at arbejde sammen med (visse) kolleger og, at ledelsen dermed af den ene eller anden grund ikke længere har tillid til medarbejderen.

Medarbejderens forhold

Opsigelse på grund af medarbejderens forhold kan være svært for arbejdsgiveren at understøtte bevismæssigt. En begrundelse om fx samarbejdsvanskeligheder kan omvendt også have store omkostninger for medarbejderen. Disse personlige begrundelser skal virksomheden derfor som udgangspunkt være meget påpasselig med at bruge. Mere om det nedenfor.

Virksomhedens forhold

Opsigelsen kan også skyldes virksomhedens forhold. Det kan være, at virksomheden har mistet kunder eller omsætning og derfor må skære ned på medarbejderstaben (besparelser/nedskæringer). Der kan også være tale om, at virksomheden omstrukturerer eller foretager en organisationsændring, lukker en afdeling eller lign., og dermed er der nogle medarbejdere, som bliver overflødige. Der bliver arbejdsmangel.

Uanset hvilken årsag, der ligger til grund for opsigelsen, er der nogle krav, du bør iagttage som arbejdsgiver for, at du kan være sikker på, at du kan fastholde opsigelsen og, at du ikke kommer til at betale en kompensation til medarbejderen. Virksomheden bliver som udgangspunkt betragtet som den stærkeste part i forholdet til den ansatte. Derfor skal virksomheden sikre sig, at nogle basale ting er i orden, når den opsiger en medarbejder.

En opsigelse skal afgives skriftligt og være klart og tydeligt formuleret. Du skal kunne bevise, at du har afgivet en opsigelse, og derfor er det nødvendigt, at opsigelsen er skriftlig.

Skriftlighed

En opsigelse skal afgives skriftligt og være klart og tydeligt formuleret. Du skal kunne bevise, at du har afgivet en opsigelse, og derfor er det nødvendigt, at opsigelsen er skriftlig.

Som afgiver af opsigelsen skal du også kunne bevise, at opsigelsen er kommet frem til medarbejderen. Hvis du overrækker opsigelsesskrivelsen personligt, bør du bede medarbejderen om at kvittere for modtagelsen af opsigelsen. Det er vigtigt at understrege over for medarbejderen, at kvitteringen udelukkende er en bekræftelse på, at medarbejderen har modtaget opsigelsen – ikke, at han eller hun nødvendigvis er enig i den. Det vil sige, at medarbejderen ikke ved at underskrive opsigelsesskrivelsen dermed også accepterer begrundelsen for opsigelsen.

Husk, at beholde en kopi af opsigelsesskrivelsen med kvitteringen!

Virksomheden kan også sende opsigelsesskrivelsen med posten, pr. e-mail, via e-boks eller anden digital platform. Det vigtige er, at virksomheden sikrer sig dokumentation for, at brevet er kommet frem til modtageren. Det frarådes at opsige en medarbejder pr. sms.

Det er vigtigt, at opsigelsen kommer frem til medarbejderen inden udgangen af den måned, hvor virksomheden ønsker, at opsigelsen skal have virkning fra. Det er virksomheden som afsender, der bærer risikoen, hvis opsigelsen ikke kommer frem.

Det korrekte opsigelsesvarsel

Medarbejderens opsigelsesvarsel og den endelige fratrædelsesdato skal fremgå af opsigelsesbrevet. Det opsigelsesvarsel, der gælder for ansættelsesforholdet, bør fremgå af medarbejderens ansættelseskontrakt. Er der tale om en funktionær, er opsigelsesvarslerne fastlagt i funktionærlovens § 2.

Medarbejderen kan også være omfattet af en kollektiv overenskomst, og så fremgår opsigelsesvarslet der. Der er ofte også særlige procedureregler for opsigelse i overenskomsterne. Så vær meget opmærksom på, om dine medarbejdere er omfattet af overenskomst.

Begrundelsen

Det er som udgangspunkt ikke et krav, at opsigelsen indeholder en begrundelse. Det vil sige, at virksomheden ikke behøver at give en begrundelse i opsigelsesskrivelsen, men hvis medarbejderen anmoder om det, er virksomheden i henhold til funktionærloven forpligtet til at oplyse årsagen til opsigelsen. Derudover indeholder de kollektive overenskomster typisk også krav om, at der skal gives en begrundelse i forbindelse med en opsigelse. Det er rimeligt nok, idet medarbejderen skal have mulighed for at vurdere, om opsigelsen er saglig.

Vi anbefaler, at der altid gives en begrundelse for opsigelse af medarbejdere, der har været ansat mere end et år.

Som arbejdsgiver skal man her nøje overveje, hvad der er den egentlige årsag til, at man ser sig nødsaget til at opsige medarbejderen og, hvilken dokumentation, man har, som understøtter opsigelsesbegrundelsen.

Begrundelsen bør være konkret og præcis. Virksomheden kan altid tilbyde en efterfølgende samtale, hvor lederen kan uddybe begrundelsen over for medarbejderen.

Opsiger I medarbejderen på grund af medarbejderens forhold, fx at han eller hun ikke har præsteret tilfredsstillende i arbejdet, er det ofte nødvendigt at begrunde det nærmere med angivelse af nogle konkrete eksempler, hændelsesforløb, situationer og lign. I de situationer vil der som udgangspunkt ligge en forudgående skriftlig advarsel, som I henviser til.

Er begrundelsen, at medarbejderens store sygefravær har gjort det driftsmæssigt umuligt for virksomheden at beholde medarbejderen, er det vigtigt, at sygefraværet er præcist opgjort og dokumenteret i forbindelse med opsigelsen.

Ofte kan der være flere sammenfaldende begrundelser for en opsigelse. Det kan fx være, at der både er tale om samarbejds- og mistillidsproblemer samt et højt sygefravær, som går ud over den daglige drift. Her er det vigtigt at være meget præcis, når I formulerer opsigelsen. Som arbejdsgiver skal man her nøje overveje, hvad der er den egentlige årsag til, at man ser sig nødsaget til at opsige medarbejderen og, hvilken dokumentation, man har, som understøtter opsigelsesbegrundelsen.  

Er der tale om en kombination af medarbejderens forhold og virksomhedens forhold, anbefaler vi at begrunde opsigelsen i virksomhedens forhold, da de personlige årsager sjældent er befordrende for medarbejderens muligheder for at komme videre i arbejdslivet.

Når man skal opsige en medarbejder med baggrund i medarbejderens forhold, er der en række faldgruber, som arbejdsgiveren kan falde i, da det jo som regel ikke er hverdagskost at skulle opsige medarbejdere – og heldigvis for det. Der gælder også nogle kriterier, som arbejdsgiveren slet ikke må lægge vægt på ved opsigelse såsom medarbejderens graviditet og fravær pga. barsel, hudfarve, religion, politiske anskuelser, handicap mv.

Endelig skal du være opmærksom på, at der er visse medarbejdergrupper, som nyder en særlig beskyttelse mod at blive opsagt. Det er tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter og medarbejdervalgte repræsentanter til bestyrelsen og samarbejdsudvalg.

Derfor anbefaler vi, at virksomheden kontakter en advokat og får rådgivning med på vejen. Det kan spare virksomheden for mange penge i sidste ende.

Andre vilkår, som bør fremgå af opsigelsesbrevet

Når opsigelsen afgives, bør virksomheden også meddele medarbejderen, hvad der skal ske i opsigelsesperioden. Hvis der ikke fremgår andet, er udgangspunktet, at medarbejderen skal arbejde i opsigelsesperioden. Men det kan også være, at medarbejderen er suspenderet og skal stå til rådighed indtil videre eller, at medarbejderen fritstilles helt eller delvist i opsigelsesperioden.

Andre vilkår, som typisk skal beskrives i opsigelsesbrevet, kan være:

  • Tilgodehavende ferie, flex, afspadsering osv. og, om medarbejderen får dette udbetalt eller skal afvikle noget af det i opsigelsesperioden
  • Aflevering af nøgler, kort, mobiltelefon og andre ejendele tilhørende virksomheden
  • Eventuel fratrædelsesgodtgørelse i medfør af Funktionærlovens § 2a, kollektiv overenskomst mv.

Det er en rigtig god idé lige at få et juridisk tjek, inden du sætter dig til tasterne og skriver en opsigelse. Advokat Helle Groth Christensen på 46 30 46 77 eller hgc@ret-raad.dk sidder klar til at hjælpe dig. Du kan også kontakte din lokale Ret&Råd-advokat.