Hvordan skal dine ansatte dokumentere sygefravær?

Hvordan skal dine ansatte dokumentere sygefravær?

Når en funktionær er syg, opstår for arbejdsgiveren ofte det spørgsmål, hvilke krav arbejdsgiveren kan stille til dokumentation for sygefraværet.

Skrevet af advokat Ole Krabbe, Ret&Råd Silkeborg

Tidligere forlangte arbejdsgiveren en lægeerklæring typisk efter 3. sygedag og efter mere end 14 dages sygefravær en varighedserklæring efter funktionærlovens § 5, stk. 4.

Disse regler er ændret, og det betyder blandt andet, at den tidligere brugte lægeerklæring, der udstedtes fra 4. sygedag, ikke længere udstedes.

I stedet kan arbejdsgiveren nu kræve, at medarbejderen inden to dage fremsender en ”tro og love erklæring”, hvor medarbejderen på tro og love erklærer, at fravær skyldes sygdom.

Friattest

Arbejdsgiveren kan fremsætte krav om, at sygefraværets lovlighed dokumenteres ved en såkaldt ”friattest”.

Arbejdsgiveren kan fremsende en skriftlig anmodning om friattesten til funktionæren. Man bør i den forbindelse blandt andet anmode lægen om at få oplyst, hvilken fraværsperiode der forventes og anmode om en prognose for varigheden af eventuelt fortsat fravær.

En friattest kan udstedes så længe medarbejderen er helt eller delvist fraværende fra sit arbejde.

Krav om friattest bruges hyppigst, hvor der opstår tvivl om, hvorvidt medarbejderen reelt er syg. F.eks. hvor medarbejderen sygemelder sig umiddelbart efter at være opsagt. Eller når en medarbejder meddeler, at han eller hun er for ”syg” til at kunne deltage i en mulighedssamtale (se nedenfor).

Lægens honorar for udstedelse af friattesten skal afholdes af arbejdsgiveren, og lægen kan vælge enten at opkræve honoraret direkte hos patienten eller fremsende faktura direkte til arbejdsgiveren.

Mulighedserklæring

Ved en medarbejders fortsatte sygdom kan arbejdsgiveren forlange en ”mulighedserklæring”.

Formålet med at få udarbejdet en mulighedserklæring er at fastholde medarbejderen i jobbet f.eks. ved delvis at genoptage arbejdet i kombination med iværksættelse af skånehensyn.

En arbejdsgiver kan anmode om en mulighedserklæring selv om en medarbejder ikke er sygemeldt. Det vil i praksis oftest blive aktuelt, hvor en medarbejder har mange sporadiske fraværsdage.

En mulighedserklæring kan være et godt instrument for at finde ud af, om der er problemer, der bør håndteres i samarbejde mellem arbejdsgiver, medarbejderen og medarbejderens læge. 

Lider medarbejderen eksempelvis af begyndende stress? Så kan det være i alles interesse at få dette afdækket. Arbejdsgiver må affinde sig med, at medarbejder og medarbejderens læge skal have rimelig tid til at få erklæringen udarbejdet.

Når en mulighedserklæring skal udarbejdes, indkalder arbejdsgiveren den sygemeldte til en sygesamtale med et rimeligt varsel. Den sygemeldte har pligt til at deltage i samtalen, medmindre sygdommen forhindrer den sygemeldte i det. Hvis medarbejderen ikke mener sig i stand til fysisk at deltage i en mulighedssamtale, kan man afholde mødet over teams eller på anden vis.

Hvis medarbejderen ikke mener han eller hun kan deltage i samtalen, kan man som nævnt anmode om en lægedokumenteret friattest, hvor medarbejderens læge bekræfter, at man grundet sygdom ikke pt. er i stand til at deltage i en mulighedssamtale.

Men hvor mulighedssamtale gennemføres, udfylder parterne i fællesskab første del af mulighedserklæringen, mens anden del af mulighedserklæringen skal udfyldes af medarbejderen sammen med dennes sædvanlige læge.

Lægens honorar betales af arbejdsgiveren.

Varighedserklæring

Ved siden af ovennævnte regelsæt gælder der for funktionærer stadig reglen om, at arbejdsgiver kan kræve udstedelse af en varighedserklæring efter funktionærlovens § 5, stk. 4. Inden arbejdsgiver kan kræve en varighedserklæring, skal sygefraværsperioden skal have udgjort mere end 14 dage.

Udgiften til varighedserklæringen skal ligeledes betales af arbejdsgiveren.

Refusion

Efter 30 kalenderdage (også kaldet arbejdsgiverperioden) er arbejdsgiver berettiget til at få refunderet medarbejderens løn med gældende dagpengesats.  Det er medarbejderens kommune, der afholder udgiften. Men det er arbejdsgiver, og ikke medarbejderen, der skal sørge for at anmode kommunen om refusion inden 6 uger fra første fraværsdag.

Hvis arbejdsgiver har valgt at forsikre sig mod medarbejdernes sygdom, er det kun de første tre sygefraværsdage arbejdsgiver ikke kan få delvis refusion for.

Bortvisning eller opsigelse

Medarbejderen har pligt til at medvirke til, at arbejdsgiver modtager den dokumentation arbejdsgiver har anmodet om, og det kan få ansættelsesretlige konsekvenser, hvis medarbejderen ikke medvirker. Hvis den ansatte ikke gør det, kan det give arbejdsgiver ret til at bortvise medarbejderen.

Hvis en medarbejders sygefravær og mangel på klarhed over medarbejderens situation bevirker, at arbejdsgiver ikke kan planlægge driften i virksomheden, kan dette efter en konkret afvejning af arbejdsgivers og medarbejderens interesser give mulighed for at opsige medarbejderen. En arbejdsgiver skal dog i den situation passe på, at man ikke kommer i karambolage med lov om forbud mod forskelsbehandling.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål til artiklen eller behov for rådgivning er du velkommen til at kontakte artiklens forfatter advokat Ole Krabbe, Ret&Råd Silkeborg på mail: okr@ret-raad.dk eller mobil: +45 20 27 67 80. Alternativt kan du finde din lokale Ret&Råd-advokat.

Artiklen er oprindeligt udgivet 6. december 2010 og er løbende opdateret.