Den nye ferielov – virksomhederne kan komme trygt gennem overgangsordningen med en god køreplan

Den nye ferielov – virksomhederne kan komme trygt gennem overgangsordningen med en god køreplan

Den nye ferielov træder i kraft den 1. september 2020. Overgangsordningen er lige rundt om hjørnet – den begynder nemlig allerede den 1. september i år! Men hvad sker der egentlig den 1. september 2019, og hvad skal virksomhederne forberede sig på i forhold til den nye ferielov?

Artiklen er skrevet af advokat Helle Groth Christensen ved Ret&Råd Advokater Glostrup.

Selvom mange virksomheder er godt i gang, er spørgsmålene mange. Med en god køreplan for overgangsperioden kan virksomhederne sagtens komme godt og trygt i mål og være klar til den 1. september 2020, hvor den ny ferielov for alvor træder i kraft.

1. Ny ferielov fordi alle arbejdstagere har ret til mindst fire ugers betalt ferie

Det er efterhånden de fleste bekendt, at vi skal have en ny ferielov i Danmark. EU har i en årrække sat spørgsmålstegn ved, om den danske ferieordning er i overensstemmelse med EU-retten. Efter den gældende danske ferielov optjener vi ferie i kalenderåret til afholdelse i det efterfølgende ferieår fra 1. maj til 30. april. Såkaldt forskudt ferie. Dette eksisterende princip sikrer ikke alle lønmodtagere mindst 4 ugers betalt ferie om året. Er man ny på arbejdsmarkedet (eller tilbagevendt) kan der gå op til 16 måneder, før man har mulighed for at holde sin optjente, betalte ferie. Dette er i strid med EU-retten, og derfor skal vi overgå til såkaldt samtidighedsferie.

Fra den 1. september 2020 vil alle lønmodtagere overgå til den ny ferieordning, hvor ferie optjenes og afholdes på samme tid over en periode på 12 måneder fra 1. september til 31. august (ferieåret). Fx kan ferie, der er optjent i september måned, afholdes allerede i oktober måned samme år.

Den periode, hvor lønmodtageren kan afholde sin ferie, løber fra 1. september – 31. december året efter, dvs., at der er en periode på i alt 16 måneder til at afholde ferien i (også kaldet ferieafholdelsesperioden).

Mange regler i ferieloven vil forblive de samme til trods for, at ferieåret nu lægges helt om. Fx reglerne om feriens længde. Man optjener stadig ret til 2,08 dages betalt ferie for hver måneds ansættelse i ferieåret plus 1 % ferietillæg, hvis man har ferie med løn. Svarende til 5 ugers betalt ferie pr. år. Og man optjener fortsat 12,5 % af den ferieberettigede løn, hvis man modtager feriegodtgørelse. Men der kommer også nye begreber som forskudsferie. Alt dette har vi beskrevet indgående i en tidligere artikel

I det følgende vil vi fokusere på at forklare, hvad der sker nu og her i forbindelse med overgangen til den ny ferielov og, hvordan virksomhederne gør sig klar til de nye regler. For hvad sker der egentlig den 1. september 2019? Hvad skal virksomhederne være klar med? Skal der foretages ændringer i lønsystemerne, i ansættelseskontrakterne? Hvordan opgøres de feriemidler, som skal indefryses? Hvornår og hvortil skal de indbetales? Hvad skal der kommunikeres til medarbejderne? Hvordan skal man forholde sig med ferien i overgangsperioden? Osv., osv. Spørgsmålene er mange.

2. Overgangsordningen

Hvorfor og hvordan?

Overgangsordningen til den ny ferielov skal sikre, at alle lønmodtagere overgår til den ny ordning på samme tid. Overgangsordningen skal også sikre, at lønmodtagerne får udbetalt alle de feriepenge, som de har optjent retten til.

Endelig skal overgangsordningen løse den udfordring for virksomhederne, som ellers ville være, at de skulle udbetale dobbelt ferie til medarbejderne i 2020, dvs. 10 ugers ferie. Dette ville være et ekstra træk på de danske virksomheders likviditet på samlet omkring 70 mia. kr.! Dette er ikke en mulighed, og derfor er der oprettet en fond under ATP, som skal forvalte de feriemidler, som lønmodtagerne optjener i perioden 1. september 2019 – 31. august 2020.

Der er tale om 25 feriedage eller 12,5 % feriegodtgørelse af et fuldt ferieår, som populært sagt skal ”indefryses” i Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler (i det følgende kaldet fonden).

Når en lønmodtager går på pension eller forlader arbejdsmarkedet, udbetales de tilgodehavende feriemidler til den enkelte. På grund af den ny ordning med samtidighedsferie vil man til den tid som udgangspunkt have afviklet al ferie, når man fratræder arbejdsmarkedet, og dermed vil de hensatte feriemidler fra det gamle system kunne dække ferieafholdelsen, når man går på pension – akkurat, som det sker i dag.

Overgangsordningen vil løbe, indtil alle lønmodtagere anno 2019-2020 har forladt arbejdsmarkedet – forventeligt om ca. 60 år.

Hvordan afvikler man ferie i overgangsperioden?

Ferie optjent i perioden 1.1 – 31.12.2018 (25 feriedage) afholdes på sædvanlig vis (dvs. efter den nugældende ferielov) i perioden 1.5.2019 – 30.4.2020.

Ferie optjent i perioden 1.1 – 31.8.2019 (16,64 feriedage) afholdes ligeledes efter gældende regler men i perioden 1.5 - 30.9.2020. Dette er det såkaldte ”miniferieår.

Hvordan beregnes det beløb, som skal indefryses?

Det er 12,5% af den ferieberettigede løn for hver medarbejder i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020, der vil udgøre de skyldige feriemidler, som skal indberettes til fonden. Det afgørende tidspunkt er, hvornår feriegodtgørelsen optjenes.

Ferieberettiget løn dækker over al optjent løn, bonus og anden resultatløn. I forhold til feriegodtgørelse af optjent bonus og anden resultatløn skal virksomhederne være særligt opmærksomme på, hvordan dette opgøres, da indefrysningsåret og det typiske beregningsår for bonus ikke er ens, og da en årlig bonus typisk først opgøres i april/maj året efter i forbindelse med regnskabsaflæggelse.

Korrekt registrering i regnskab og lønsystem er vigtig

Feriemidlerne kan kun opgøres korrekt, hvis virksomheden anvender den eksakte metode til regnskabsaflæggelse. Anvender man den summariske metode, skal man ændre metode.

Det er vigtigt, at ferieberegningerne er korrekte i overgangsperioden. Skal virksomheden have foretaget ændringer i lønsystemet, bør dette være sket til den 1. september 2019. De fleste lønbureauer vil have forberedt deres lønsystemer til overgangsperioden.

Virksomheden kan vælge at beholde de indefrosne feriepenge

Virksomheden har to (i virkeligheden tre) valgmuligheder i forhold til indbetaling/hensættelse af feriepengeforpligtelsen.

Virksomheden kan vælge at indbetale hele feriepengeforpligtelsen til fonden med det samme. Mange virksomheder vil dog ikke have likviditeten til at skulle indbetale feriepengeforpligtelsen for samtlige medarbejdere i et helt år på én gang. Derfor har virksomheden også den mulighed, at den kan vente med at indbetale feriepengeforpligtelsen til fonden – eller indbetale lidt ad gangen. Fx kan virksomheden dele den samlede gæld op i bidder over de første 5 år med indbetaling for 20% af medarbejderne hvert år.

Et godt råd er at starte med at indbetale feriepengeforpligtelse for de medarbejdere, som er tættest på pensionsalderen, idet det er deres tilgodehavende, som vil komme til udbetaling fra fonden først. Virksomheden skal indbetale for mindst en ”hel” medarbejder ad gangen.

Om det vil være mest rentabelt for virksomheden at indbetale beløbet til fonden, eller beholde beløbet i virksomheden, afhænger af, om virksomheden har indeståender og/eller til hvilken rente, virksomheden har mulighed for at låne penge. Den ”rente”, der skal betales til fonden, hvis virksomheden beholder pengene, følger DA’s lønstatistik og udgør 2,3 % i 2018-niveau.

Virksomheden må ikke på noget tidspunkt selv udbetale de opsparede feriemidler til medarbejderen. Det er fonden, der gør det.

Muligheden for virksomheden for at beholde og selv administrere de skyldige feriemidler gælder i forhold til medarbejdere, der oppebærer løn under ferie og for medarbejdere med feriegodtgørelse, som er omfattet af en overenskomst med garantiordning. I andre tilfælde skal de skyldige feriemidler indbetales til FerieKonto (eller en privat feriekasse).

Det er vigtigt at understrege, at uanset om virksomheden indbetaler til fonden eller administrerer pengene selv, er det beløb, som den enkelte medarbejder får udbetalt, når han eller hun forlader arbejdsmarkedet, det samme.

Det er vigtigt, at overholde fristerne over for fonden

Feriepengeforpligtelsen opgøres pr. den 31. august 2020.

Senest den 31. december 2020 skal virksomheden indberette den samlede feriepengeforpligtelse til fonden. Hvis virksomheden ønsker at indbetale hele beløbet eller dele af det, skal dette ligeledes ske inden denne frist.

Hvert år senest den 31. december skal virksomheden indberette den skyldige feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder til fonden samt meddele, hvor stor en del af forpligtelsen den eventuelt vil indbetale

Overholder virksomheden ikke indberetningsfristen, forfalder hele det skyldige feriepengebeløb til fonden på én gang. Det er derfor meget vigtigt at overholde fristerne.

Hvordan beskattes de indefrosne feriemidler

De indefrosne feriemidler er bruttomidler, dvs., at medarbejderen først beskattes, når fonden udbetaler de skyldige feriemidler til medarbejderen.

Hvis virksomheden selv har administreret de indefrosne feriemidler i den mellemliggende periode, vil fonden opkræve sit tilgodehavende hos virksomheden samtidig med, at den udbetaler pengene til medarbejderen og afregner indkomstskat.

I forhold til virksomhedens skattefradrag for forpligtelsen er der mulighed for, at bruge skattefradraget allerede i det år, forpligtelsen optjenes. Et godt råd er at få undersøgt mulighederne sammen med virksomhedens revisor.

3. Hvilke tiltag skal virksomheden gøre nu?

Kommunikation til medarbejderne

Såvel i overgangsperioden som efter den 1. september 2020, hvor de nye ferieregler træder i kraft, kommer der til at ske en del ændringer, som i større eller mindre grad får konsekvenser for medarbejdernes optjening og afvikling af ferie.

Når der skal implementeres nye regler eller systemer i en virksomhed, er noget af det vigtigste at få informeret medarbejderne i så god tid som muligt. Det skaber ro i organisationen, at folk véd, hvad der kommer til at ske, og samtidig får arbejdsgiver manet eventuelle misforståelser og uklarheder i jorden.

Medarbejderne vil helt sikkert have en række spørgsmål omkring optjening og afvikling af ferie i overgangsperioden og, om de kommer til at mangle ferie i efteråret 2020, som der har været skrevet meget om i medierne. Der kan være behov for at gemme og overføre ferie til senere brug. Dette skal kommunikeres ud til medarbejderne. Hvis virksomheden tildeler feriefridage, skal I forholde jer til, hvordan disse skal optjenes og afvikles fremover. Det er naturligvis også noget, medarbejderne interesserer sig for at få klarhed over.

Vi anbefaler derfor, at virksomheden får udarbejdet en god og letforståelig information til medarbejderne om, hvad der kommer til at ske i overgangsperioden og fremover.

Tilretning af ansættelseskontrakter og personalehåndbog

Med den nye ferielov sker der en række ændringer som fx, at det ikke længere er lovligt at aftale forkortede ferievarsler. Mange ansættelseskontrakter indeholder bestemmelser om forkortede ferievarsler. Derfor bør virksomheden gennemgå medarbejdernes ansættelseskontrakter og sikre, at de også er lovlige efter den 1. september 2020. Det kan i øvrigt være en oplagt lejlighed til at give ansættelseskontrakterne et generelt ”sanity check”.

Særligt direktørkontrakten er det ekstra vigtigt at få kigget igennem for at se, hvad der egentlig er aftalt omkring direktørens ferie.

Mange virksomheder har skrevet regler om ferie og feriefridage ind i personalehåndbogen. Derfor må virksomheden også tilrette disse afsnit efter de nye regler. Fremover indføres der nye begreber som forskudsferie, som virksomheden skal beslutte, om man vil tage ind i sin personalepolitik, og der vil være andre regler i den nye ferielov, som bør skrives ind i personalehåndbogen.

Vi anbefaler, at virksomheden får foretaget en kvalificeret gennemgang af alle ansættelseskontrakter og af virksomhedens feriepolitik, så I sikrer, at alt er i overensstemmelse med de nye ferieregler.

Kan jeres lønsystem understøtte den nye ferielov?

Fremover bliver det endnu vigtigere at kunne holde styr på medarbejdernes ferieregnskab. Derfor skal virksomheden sikre, at dens lønsystem understøtter de nye krav til opgørelse af medarbejdernes feriesaldo. Dette bør I få styr på snarest muligt og i god tid inden den 1. september 2020.

I den forbindelse anbefaler vi, at I også sørger for, at jeres lønbogholder og andre nøglepersoner er klædt ordentligt på til at møde den nye ferielovs krav til lønberegningen mv. og dens håndtering fremover.

Download vores tjekliste og se, hvad I skal have styr på før, under og efter overgangsordningen. Med tjeklisten er I godt hjulpet til at komme i gang med en køreplan for den nye ferielov. Hvis I vil nå at blive klar til overgangsordningen, så kontakt advokat Helle Groth Christensen hurtigst muligt på 4630 4677 eller hgc@ret-raad.dk