Den nye ferielov – virksomhederne kan komme trygt gennem overgangsordningen med en god køreplan

Den nye ferielov: Med en god køreplan kommer virksomhederne trygt gennem overgangsordningen

Selvom mange virksomheder er godt i gang, er spørgsmålene mange. Med en god køreplan for overgangsperioden kan virksomhederne sagtens komme godt og trygt i mål og være klar til den 1. september 2020, hvor den ny ferielov for alvor træder i kraft.

Artiklen er skrevet af advokat Helle Groth Christensen ved Ret&Råd Advokater Glostrup.

Hvis du har spørgsmål vedr. den nye ferielov, kan du kontakte Helle på telefon 4630 4677 eller pr. e-mail: hgc@ret-raad.dk

Den 1. september begyndte overgangsordningen til den nye ferielov. Hvad sker der egentlig nu og det næste år frem? Hvad skal virksomheden være klar med? Læs her, hvordan virksomhederne forbereder sig, så de er klar til den 1. september 2020, hvor den nye ferielov træder i kraft.

1. Overgangsordningen

Nogle af de spørgsmål, vi ofte bliver mødt med, når vi holder informationsmøder om den nye ferielov er: 
  • Hvad sker der egentlig den 1. september 2019? 
  • Hvor meget ferie har de ansatte i overgangsperioden? 
  • Hvordan skal virksomheden opgøre de feriemidler, som skal indefryses? 
  • Hvornår og hvortil skal de indbetales? Hvad gør vi, hvis en medarbejder fratræder i overgangsperioden? 
Find svarene her!
 

1.1 Hvorfor og hvordan?

Overgangsordningen til den ny ferielov skal sikre, at alle ansatte overgår til den ny ordning på samme tid. Den skal også sikre, at de ansatte får udbetalt alle de feriepenge, som de har optjent retten til.

Endelig skal overgangsordningen løse den udfordring for virksomhederne, som ellers ville være, at de skulle udbetale dobbelt ferie til medarbejderne i 2020, dvs. 10 ugers ferie. Dette ville være et ekstra træk på de danske virksomheders likviditet på samlet omkring 70 mia. kr.! Dette er ikke en mulighed, og derfor er der oprettet en fond under ATP, som skal forvalte de feriemidler, som lønmodtagerne optjener i perioden 1. september 2019 – 31. august 2020.

Der er tale om 25 feriedage eller 12,5 % feriegodtgørelse af et fuldt ferieår, som populært sagt skal ”indefryses” i Lønmodtagernes Fond for Tilgodehavende Feriemidler (i det følgende kaldet Fonden).

Når den ansatte når folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet, udbetales de tilgodehavende feriemidler til den enkelte. 

1.2 Hvordan afvikler dine ansatte ferie i overgangsperioden?

Den ferie, der er optjent i perioden 1. januar – 31. december 2018 afholder den ansatte på normal vis i perioden 1. maj 2019 – 30. april 2020.

Den ferie, der er optjent i perioden 1. januar – 31. august 2019, afvikles i det såkaldte ”miniferieår”, som løber fra den 1. maj - 30. september 2020. Alle ansatte optjener 16,64 feriedage til afholdelse i miniferieåret. Der vil være mulighed for særlige ”fondsferiedage” for de ansatte, som ikke har optjent ferie i 2019.

1.3 Hvordan beregnes det beløb, som skal indefryses?

Det er 12,5% af den ferieberettigede løn for hver medarbejder i perioden 1. september 2019 til 31. august 2020, der skal indefryses. Det afgørende tidspunkt for beregningen er, hvornår den ferieberettigede løn er optjent.

Hvis en ansat fratræder i indefrysningsperioden, skal virksomheden afregne tilgodehavende feriegodtgørelse til FerieKonto på sædvanlig vis. FerieKonto sørger herefter for at afregne det skyldige beløb til Fonden for den del af feriegodtgørelsen, der vedrører indefrysningsperioden.

Ferieberettiget løn dækker over al optjent løn, bonus og anden resultatløn. I forhold til bonus og anden resultatløn opgøres dette typisk i april/maj måned efter det pågældende regnskabsår i forbindelse med regnskabsaflæggelse. Dette kan give vanskeligheder i forhold til at beregne feriegodtgørelse af en bonus i indefrysningsperioden, og det skal virksomheden være opmærksom på. 

1.4 Korrekt registrering i regnskab og lønsystem er vigtig

De feriemidler, som skal indefryses, kan kun opgøres korrekt, hvis virksomheden anvender den eksakte metode til regnskabsaflæggelse. Anvender man den summariske metode, skal man ændre metode.

Det er vigtigt, at ferieberegningerne er korrekte i overgangsperioden. Skal virksomheden have foretaget ændringer i lønsystemet, bør dette være sket til den 1. september 2019. De fleste lønbureauer vil have forberedt deres lønsystemer til overgangsperioden.

1.5 Virksomheden kan vælge at beholde de indefrosne feripenge

Virksomheden har to (i virkeligheden tre) valgmuligheder i forhold til indbetaling/hensættelse af feriepengeforpligtelsen.

Virksomheden kan vælge at indbetale hele feriepengeforpligtelsen til Fonden med det samme. Mange virksomheder vil dog ikke have likviditeten til at skulle indbetale feriepengeforpligtelsen for samtlige medarbejdere i et helt år på én gang. Derfor har virksomheden også den mulighed, at den kan vente med at indbetale feriepengeforpligtelsen til Fonden – eller indbetale lidt ad gangen. Fx kan virksomheden dele den samlede gæld op i bidder over de første 5 år med indbetaling for 20% af medarbejderne hvert år.

Et godt råd er at starte med at indbetale feriepengeforpligtelse for de medarbejdere, som er tættest på pensionsalderen, idet det er deres tilgodehavende, som vil komme til udbetaling fra Fonden først. 

Om det vil være mest rentabelt for virksomheden at indbetale beløbet til Fonden eller beholde beløbet i virksomheden, afhænger af, om virksomheden har indeståender og/eller til hvilken rente, virksomheden har mulighed for at låne penge. Den ”rente”, der skal betales til Fonden, hvis virksomheden beholder pengene, følger DA’s lønstatistik og udgør 2,3 % i 2018-niveau.

Virksomheden må ikke på noget tidspunkt selv udbetale de indefrosne feriepenge til medarbejderne. Det er Fonden, der gør det.

Muligheden for virksomheden for at beholde og selv administrere de indefrosne feriepenge gælder i forhold til medarbejdere, der oppebærer løn under ferie og for medarbejdere med feriegodtgørelse, som er omfattet af en overenskomst med garantiordning. I andre tilfælde skal de indefrosne feriepenge indbetales til FerieKonto (eller en privat feriekasse).

Uanset om virksomheden indbetaler til Fonden eller administrerer pengene selv, er det beløb, som den enkelte medarbejder får udbetalt, når han eller hun forlader arbejdsmarkedet, det samme.

1.6 Det er vigtigt, at overholde fristerne over for Fonden

Feriepengeforpligtelsen opgøres pr. den 31. august 2020.

Senest den 31. december 2020 skal virksomheden indberette den samlede feriepengeforpligtelse til Fonden. Hvis virksomheden ønsker at indbetale hele beløbet eller dele af det, skal dette ligeledes ske inden denne frist.

Hvert år senest den 31. december skal virksomheden indberette den skyldige feriepengeforpligtelse for hver enkelt medarbejder til Fonden samt meddele, hvor stor en del af forpligtelsen den eventuelt vil indbetale.

Overholder virksomheden ikke indberetningsfristen, forfalder hele det skyldige feriepengebeløb til Fonden på én gang. Det er derfor meget vigtigt at overholde fristerne.

1.7 Hvordan beskattes de indefrosne feriepenge

De indefrosne feriemidler er bruttomidler, det vil sige, at medarbejderen først beskattes, når Fonden udbetaler de skyldige feriemidler til medarbejderen.

Hvis virksomheden selv har administreret de indefrosne feriemidler i den mellemliggende periode, vil Fonden opkræve sit tilgodehavende hos virksomheden samtidig med, at den udbetaler pengene til medarbejderen og afregner indkomstskat.

I forhold til virksomhedens skattefradrag for forpligtelsen er der mulighed for, at bruge skattefradraget allerede i det år, forpligtelsen optjenes. Et godt råd er at få undersøgt mulighederne sammen med virksomhedens revisor.

2. Hvilke tiltag skal virksomheden gøre nu?

2.1 Kommunikation til medarbejderne

Såvel i overgangsperioden som efter den 1. september 2020 kommer der til at ske en del ændringer, som i større eller mindre grad får konsekvenser for medarbejdernes optjening og afvikling af ferie. Der kan være behov for at få kommunikeret til medarbejderne, at de skal gemme og overføre ferie til senere brug. Hvis virksomheden tildeler feriefridage, skal I også forholde jer til, hvordan disse skal optjenes og afvikles fremover. Det skaber ro i organisationen, at de ansatte véd, hvad der kommer til at ske og, om de fx kommer til at mangle ferie i efteråret 2020.

Derfor er vores råd nr. 1, når vi rådgiver vores klienter, at få udarbejdet en god og letforståelig information til medarbejderne om, hvad der kommer til at ske med deres ferie i overgangsperioden og fremover. Dette tiltag bør stå øverst på virksomhedens køreplan.

2.2 Tilretning af ansættelseskontrakter og feriepolitik

Med den nye ferielov kommer der en række nye regler som fx, at det ikke længere er lovligt at aftale forkortede ferievarsler. Mange ansættelseskontrakter indeholder sådanne bestemmelser. Derfor bør virksomheden gennemgå medarbejdernes ansættelseskontrakter og sikre, at de også er lovlige efter den 1. september 2020. Det kan i øvrigt være en oplagt lejlighed til at give ansættelseskontrakterne et generelt ”sanity check”.

Særligt direktørkontrakten er det ekstra vigtigt at få kigget igennem for at se, hvad der egentlig er aftalt omkring direktørens ferie.

Mange virksomheder har skrevet regler om ferie og feriefridage ind i personalehåndbogen. Derfor må virksomheden også tilrette disse afsnit efter de nye regler. En anden ændring er, at der indføres det, der hedder forskudsferie. Dette skal virksomheden beslutte, om man vil tage ind i sin feriepolitik, og der vil være andre regler i den nye ferielov, som bør skrives ind i personalehåndbogen.

Vi anbefaler, at virksomheden får foretaget en kvalificeret gennemgang af alle ansættelseskontrakter og af virksomhedens feriepolitik, så I sikrer, at alt er i overensstemmelse med de nye ferieregler. Dette er råd nr. 2 i køreplanen.

2.3 Kan jeres lønsystem understøtte den nye ferielov?

Fremover bliver det endnu vigtigere at kunne holde styr på medarbejdernes ferieregnskab. Optjente feriedage skal kunne tilskrives pr. måned. Derfor skal virksomheden sikre, at dens lønsystem understøtter de nye krav. 

Det er også vigtigt, at ferieberegningerne er korrekte i overgangsperioden. Eventuelle ændringer i lønsystemet bør i princippet være på plads den 1. september 2019. De fleste lønbureauer vil have forberedt 

Dette er det 3. råd i køreplanen. 

Med denne køreplan er virksomheden godt hjulpet og kan komme trygt gennem overgangsperioden. Som jeg har beskrevet, er der imidlertid en række andre ting i forbindelse med overgangsordningen, som virksomheden er tvunget til at forholde sig til såsom, om I benytter den rigtige regnskabsmetode og, hvad I vil gøre med de indefrosne feriemidler. Her anbefales det at tage fat i jeres revisor.

Download vores tjekliste og se, hvad I skal have styr på før, under og efter overgangsordningen. Med tjeklisten er I godt hjulpet til at komme i gang med en køreplan for den nye ferielov. Hvis I vil nå at blive klar til overgangsordningen, så kontakt advokat Helle Groth Christensen hurtigst muligt på 4630 4677 eller hgc@ret-raad.dk

}