Som bestyrelsesleder bør man løbende søge efteruddannelse med henblik på at forbedre sit ledelsesarbejde. Det skal man, fordi bestyrelseslederen har en afgørende rolle. Bestyrelseslederen har desuden mange opgaver, og nogle af de vigtigste kan trænes, og de bliver gennemgået her.
Gør dine bestyrelsesmedlemmer bedre
Når man er bestyrelsesmedlem, er det lidt ligesom at være anfører på et fodboldhold – det er dit ansvar, at sikre, at alle bliver den bedste udgave af sig selv med henblik på at der skabes mest mulig værdi i bestyrelsesarbejdet.
Det kræver empati og sociale ressourcer at gennemskue dynamikken i en gruppe. Man skal kunne fornemme, hvor bestyrelsesmedlemmer er – er de tilbageholdende, er de tilstrækkeligt engageret, og har de tilstrækkelig oppakning til at kunne og turde at tage aktiv del i arbejdet?
Det er vigtigt at søge træning, inspiration og udvikling løbende. Derfor er efteruddannelse altid relevant, når man som leder skal udvikle sin kompetencer.
Et andet godt råd vil alt andet end lige være, at der mindst en gang årligt afholdes et forlænget bestyrelsesmøde med henblik på at tale ind i, hvordan arbejdet sikres bedst muligt.
Værdiskabelse
Nogle gange kan det gå i glemmebogen, hvad der egentlig er bestyrelsens opgave. Man kan fortabe sig i forskellige problemstillinger, og man skal huske på, at så er det selskabet, organisationen eller foreningen, eller hvem det nu er man sidder i bestyrelsen for, som lider tab.
For der er kun et formål med bestyrelsesarbejde. Det går ud på at skabe værdi og på den måde optimere situationen for den enhed, som man nu engang via sit bestyrelsesarbejde, er engageret for.
Derfor er det bestyrelseslederens opgave hele tiden at fokusere på, om den drejning bestyrelsesarbejdet tager hen ad vejen, er med til at optimere eller forringe værdiskabelsen, og det skal straks italesættes. Arbejdet skal fokuseres mod værdiskabelsen.
Struktur
Som bestyrelsesleder er det dit ansvar at sikre en fast, klar og forståelig struktur i bestyrelsen. Der skal være samme forventning til møder, indkaldelser, afvikling og referat-tagning for alle.
Det skal en effektiv forretningsorden være med til at sikre, men den bliver aldrig bedre end bestyrelseslederen, som har en opgave i, at sørge for trygge og forudsigelige rammer for bestyrelsesarbejdet.
Det gode bestyrelsesarbejde
Det er ikke ethvert problem, som falder tilbage på bestyrelseslederen – men det er bestyrelseslederens opgave at tage fat i de enkelte medlemmer, når det viser sig, at de enten ikke kan eller vil deltage i den arbejdsforpligtelse, der er i bestyrelsen.
Det går derfor ud på at være en tydelig og effektiv personlig leder. Alt med henblik på at skabe de bedste rammer og forudsætninger, men også den største værdi i bestyrelsesarbejdet.
Præcis
Vær omhyggelig, præcis og kommunikerende når det kommer til indkaldelse, dagsorden og referat-tagning.
Forretningsorden skal sætte rammerne for det gode bestyrelsesarbejde.
En god præcis og underbygget indkaldelse er vigtig.
Det er dagsordenpunkterne også. Indkaldelsen og dagsorden med vedhæftede bilag, skal være til rådighed i god tid.
Man kan med fordel bruge en standarddagsorden, som man udbygger med relevante punkter fra gang til gang. Standard dagsorden kan være:
- Godkendelse af referat
- Actionpoints.
- Økonomi.
- Investeringer.
- Personale.
- Årsplan.
- Eventuelt.
Actionpoints
Actionpoints skaber fremdrift.
Godt bestyrelsesarbejde er god værdiskabelse. Bestyrelsen har kun et formål, og det er at skabe værdi for selskabet, virksomheden, fonden, foreningen, eller hvilket regi bestyrelsen er etableret i.
Det er vigtigt, at der er fremdrift i arbejdet, hvor punktet ”actionpoints” understøtter fremdriften. Det håndteres på den måde, at der fra møde til møde referattages opgaver, som skal placeres hos en og kun en ansvarlig. Eksempelvis, kan et bestyrelsesmedlem have ansvaret for at undersøge et forhold nærmere, rette henvendelse til pengeinstitut, rette henvendelse til samarbejdspartnere eller at søge afklaring af et forhold. I så fald skal det af referatet fremgå, at den pågældende opgave skal søges løst til det kommende møde, og ved mødets indledning gennemgås de actionpoints der var fra tidligere møder, herunder deres status. Det sikrer, at der er en klar forventning af medlemmerne til, hvem der gør hvad og hvornår. Det sikrer, at der er fremdrift fra møde til møde.
Årsplan
Punktet synliggør de målsætninger, der er i en regnskabsperiode, og heri kan også indgå bestyrelsesudvikling og evaluering.
Positiv mødeledelse
Bestyrelseslederen skal se sig selv som fodboldholdets anfører, hvis ansvar er at sikre, at alle medlemmer kommer til orde og bliver den udgave af sig selv i bestyrelsen. Man skal være katalysator for samarbejdet, og skabe et miljø, hvor de enkelte medlemmer både tør og har lyst til at bidrage aktivt.
Er bestyrelsesklimaet positivt og velfungerende, så vil bestyrelsesarbejdet blive mere værdifuldt, og dermed er værdiskabelsen godt på vej.
Alle medlemmer er lige vigtige. Af og til ses det, at medarbejderrepræsentanter har en for lille rolle, fordi det kan være svært at navigere i en bestyrelse, hvor andre er valgt direkte på generalforsamlingen, og hvor man som medarbejdervalgt har en bunden opgave. Men det er forkert. Det er bestyrelseslederens opgave at sikre, at alle medlemmer deltager lige aktivt i arbejdet, og har lige muligheder for at påvirke værdiskabelsen i bestyrelsen.
Medarbejdervalgte eller formålsvalgte medlemmer
Om man er medarbejdervalgt bestyrelsesmedlem eller repræsenterer et i forvejen fastsat synspunkt som begrundelse for, at man er valgt til bestyrelsen, ændrer for så vidt ikke noget.
Når man træder ind ad døren i bestyrelseslokalet, har man lige ansvar for bestyrelsesarbejdet, og kan ikke undslå sig eller søge en sekundær rolle alene begrundet i, at man er valgt på en særlig måde. Her er det ganske vanskeligt at være medarbejdervalgt eller formålsvalgt medlem, fordi man kan blive fanget mellem de synspunkter, som man er valgt for at repræsentere, og hvad der er bedst for selskabet og værdiskabelsen.
I den situation skal man huske, at man altid skal prioritere værdiskabelsen og de nødvendige beslutninger i bestyrelsen. Desuden er det et særligt problem, hvad, hvordan og hvor meget der kan kommunikeres efter et bestyrelsesmøde. Man skal søge støtte i en god forretningsorden, men bestyrelseslederen skal i særlig grad skabe de trygge rammer der gør, at man aktivt tør at deltage, og at man får muligheden for at kommunikere til ”baglandet” på en måde, som er meningsfuldt, uden at sætte fortroligheden og værdiskabelsen overstyr.
De 10 bud
Tag udgangspunkt i disse 10 bud i forhold til at få bestyrelsesarbejdet til at fungere bedst muligt – rejs disse spørgsmål:
- Kære bestyrelsesmedlem, har du tid?
- Har du mod?
a. Også på at kræve bestyrelsesundervisning?
b. Har du fuld opbakning fra din arbejdsgiver eller dit bagland? - Formanden er vigtig – har I en god relation?
- Sæt dig ind i dagsorden og bilag.
- Spørg når du er i tvivl under møderne.
- Lyt og forstå dine kollegaer.
- Sig fra hvis du er uenig.
- Læs referatet – er dine synspunkter med?
- Bed om hjælp fra revisor og advokat når krisen rammer.
- Træd ud og sig fra, når miljøet er usundt.
Efteruddannelse
Søg løbende relevant efteruddannelse, og hav fokus på, at gode kurser, der sætter fokus på praktisk bestyrelsesarbejde, er en mangelvare.
At søge relevant efteruddannelse – som bestyrelsesleder – at kunne følge med i udviklingen, er en nødvendighed, og skal altid indgå i overvejelserne, ligesom kompetencekort for de enkelte medlemmer er en indsigt, som bestyrelseslederen skal have.
Man skal turde at evaluere sig selv og hinanden i forhold til de kompetencer, der er til stede. Afspejler de virksomhedens bedste tarv? Det er et spørgsmål, som en forsvarlig bestyrelse skal stille sig selv.
Det er let at finde kurser, der har et teoretisk fokus, men det er sjældent, at kurser udbydes med et konkret fokus, hvor underviserne også har konkrete erfaringer med i bagagen.
Ret&Råd
Ret&Råd er altid til rådighed for en god drøftelse, og en advokat med kommerciel forståelse, kan være en mangelvare, men findes i Ret&Råd.
Eksempler på Ret&Råd Nordsjællands kommende kurser kan også findes her:
Bestyrelsesarbejde for specialister
Bestyrelsesarbejde – grundkursus
Bestyrelseskursus for ejerledere
Tilmeld dig Ret&Råds nyhedsbreve og modtag artikler som denne.