Hvis I vil stifte en forening, skal I typisk have lavet et udkast til foreningens vedtægter. Det er ikke noget juridisk krav, men de kan være nødvendige for, at omverdenen vil acceptere, at der rent faktisk er tale om en forening.
Derefter indbyder I interesserede til at deltage i en stiftende generalforsamling, og på denne generalforsamling, gennemgår I udkastet til vedtægter.
• Ved mødets start skal I vælge en dirigent, som leder mødet. Dirigentens rolle på den stiftende generalforsamling er den samme som på enhver generalforsamling. Det er beskrevet nedenfor.
• Når initiativtagerne har fortalt deltagerne om baggrunden for at stifte foreningen, gennemgår I vedtægtens bestemmelser én for en. I vedtager paragrafferne en ad gangen med simpelt flertal og slutter med at vedtage de samlede vedtægter.
• Nu er foreningen stiftet. I skal herefter at foretage de nødvendige valg til bestyrelse med videre for at få nogle til at drive foreningen. Også det foregår på samme måde som ved enhver generalforsamling.
• Herefter holder foreningen typisk en årlig generalforsamling, hvor der vælges bestyrelse, aflægges årsregnskab og lignende
De enkelte bestemmelser i vedtægterne
Formålsparagraffen er særlig vigtig. Formuler den så bredt, at den omfatter alt det, I kunne tænke jer at lave i foreningen ved dens stiftelse, men samtidig så smalt, at I med den kan holde jer på sporet af det, som I nu engang er samlet om i jeres forening.
I foreningsregi må I kun beskæftige jer med det, som er omfattet af foreningens formålsparagraf.
Medlemskab
Som udgangspunkt afgør foreningen selv, hvem der kan være med. I paragraffen om medlemskredsen skal det fremgå, under hvilke betingelser nye medlemmer kan optages, og hvordan I kan slippe af med genstridige medlemmer.
Dirigenten
De typiske vedtægter bestemmer, at dirigenten vælges af generalforsamlingen. Normalt bliver den dirigent, som bestyrelsen foreslår, valgt, men det er ikke desto mindre vigtigt, at han vælges. Så kan han nemlig også afsættes midt i generalforsamlingen, hvis det bliver nødvendigt. Det sker ved, at forsamlingen stiller et såkaldt procedurespørgsmål, som dirigenten har pligt til at sætte til afstemning på et hvilket som helst tidspunkt.
Dirigenten er suveræn
Dirigenten er suveræn mødeleder under hele generalforsamlingen og skal ikke følge instrukser fra bestyrelsen. Han står alene under generalforsamlingens, altså de fremmødte medlemmers, kontrol.
Dirigenten afgør suverænt ethvert spørgsmål, som måtte komme op omkring mødets gang og behandlingen af de enkelte punkter på dagsordenen.
Dirigenten er naturligvis forpligtet til at følge vedtægterne og de almindelige retsregler, som gælder i forbindelse med afviklingen af generalforsamlingen.
Dirigentens første rolle efter valget er at konstatere, om generalforsamlingen er lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Han skal sikre, at vedtægternes krav er opfyldt.
Et af de spørgsmål, som dirigenten ofte skal tage stilling til, er, om de mødte faktisk har adgang og er stemmeberettigede. Her skal han tjekke vedtægternes formuleringer heraf, og han skal om nødvendigt konferere med medlemslisten, som bestyrelsen bør have med til generalforsamlingen.
Dirigenten står for valg til bestyrelse og afstemninger af enhver art.
Hvis dirigenten er for dårlig
Der er to retsmidler mod en dårlig dirigent. Det ene er som nævnt, at han kan afsættes ved afstemning, et procedurespørgsmål. Skulle det imidlertid gå så galt, at der gennemføres beslutninger, som er ulovlige, vil retsmidlet være at anlægge en retssag mod foreningen (ikke mod dirigenten), hvor man kan nedlægge påstand om, at en beslutning eller generalforsamlingen som helhed er ulovlig. Det sker nu sjældent.
Fuldmagt
Det er en helt almindelig retlig grundsætning, at ét medlem kan give en anden fuldmagt til at møde for sig i ethvert ærinde. Det gælder også i foreninger, som man er medlem af, med mindre vedtægten bestemmer noget andet. Man har som udgangspunkt også ret til at have en rådgiver med.
Valg og afstemninger
Inden for foreningsretten afgøres afstemninger ved flertalsafstemninger medmindre andet er bestemt i vedtægten for foreningen. Det er dirigenten på generalforsamlingen, der sørger for, at forsamlingens vilje kommer til udtryk. For at løse denne opgave findes en række forskellige afstemningsmetoder, som har hver deres fordele og ulemper. Derfor er det væsentligt, at en dirigent omhyggeligt og nøje afgør med sig selv, hvorledes en afstemning skal tilrettelægges. Den helt simple forening, som denne artikel handler om, vil normalt kunne nøjes med den helt simple afstemningsmetode, hvor I vælger ved simpelt flertal. Men I bør afpasse jeres regler efter den foreningstype, I er. Jo mere holdningsorienteret foreningen er, jo vigtigere er det, at I har særlige regler.
Valg til bestyrelse
Hvis der for eksempel. er flere bestyrelsesmedlemmer på valg, er en mulighed at man må skrive op til det antal navne på stemmesedlen, som skal vælges. En stemmeseddel er med andre ord gyldig, selv om den kun har eet navn. Herved har et mindretal i al fald en teoretisk mulighed for at styrke muligheden for at få en bestemt kandidat valgt, medmindre flertallet er fuldt organiseret og stemmer fuldstændig ens.
Generelt er det en god ide at beskrive afstemningsformerne i vedtægterne, hvis I vil have særlige beskyttelsesregler i forhold til mindretal eller vil have direkte forholdstalsvalg.
Hemmelig eller offentlig afstemning?
Demokrati kræver, at enhver deltager kan udøve sine demokratiske beføjelser uden at blive presset til bestemte handlinger. En af de fundamentale regler i den sammenhæng er den hemmelige afstemning. Den skal gennemføres, hvis blot én deltager kræver det.
I mange sammenhænge kan afstemninger naturligvis afholdes med håndsoprækning, uden at demokratiske principper sættes over styr. Men dirigenten bør af sig selv vurdere, hvornår almindelig pli tilsiger skriftlig afstemning, uden at det skal være nødvendigt formelt at kræve det.
Afstemningernes rækkefølge
Under forhandlingerne af de enkelte punkter på dagsordenen skal der ofte stemmes om flere forslag. Grundregelen er, at I først stemmer om eventuelle ændringsforslag til det oprindelige forslag, der er sat til debat eller fremsat. Er der flere ændringsforslag, stemmer I først om det mest vidtgående forslag. Hvis I vedtager det, betyder det normalt, at de andre falder bort. Ellers fortsætter afstemningsrækkefølgen, indtil I har stemt om alle ændringsforslag og til slut det oprindelige forslag.
Vurderingen af graden af "vidtgåenhed" foretages suverænt af dirigenten.
Beretning og regnskab til godkendelse
Formanden for foreningen aflægger bestyrelsens beretning. Den bør dels være en redegørelse for det forgangne års forløb, dels en kortere redegørelse for, hvad bestyrelsen agter at foretage sig i det kommende år.
Men det er fortidens gerninger, som skal godkendes. Beretningen stilles til fri debat, og debatten afsluttes med, at den stilles til afstemning.
Hvis beretningen stemmes ned, må det være op til bestyrelsen at gøre op med sig selv, om den agter at følge forsamlingens ønsker om en eventuel anden politik, eller om den vil trække sig tilbage
Hvis bestyrelsen ikke drager konsekvenser af afstemningsresultatet vil generalforsamlingen kunne fremprovokere bestyrelsens afgang ved at vedtage en mistillidsdagsorden til bestyrelsen.
Proceduren er den samme ved godkendelse af regnskabet.
Forslag til dagsordenspunkter til generalforsamlingen
Det er en foreningsretslig grundregel, at man ikke kan behandle et punkt, som ikke er på dagsordenen, og man kan så langt mindre vedtage noget, som ikke har været varslet på en dagsorden.
Årsagen er selvfølgelig, at medlemmerne på forhånd skal have mulighed for at tage stilling til de emner, som skal debatteres. Derfor kan man også med rimelighed indsætte regler i vedtægterne om, at forslag skal komme i god tid inden generalforsamlingen.
Dagsordensforslag skal kendes i forvejen
I langt de fleste foreninger skal forslag til dagsordenspunkter sendes til bestyrelsen i god tid forud for generalforsamlingen, mens bestyrelsen ikke altid har pligt til at offentliggøre sådanne forslag men blot orienterer dirigenten om dem kort før mødet. Dirigenten fortæller derfor under forløbet, at der er et bestemt punkt, som skal debatteres og dermed sættes til afstemning. Den fremgangsmåde strider egentlig med grundreglen om, at man ikke kan behandle et punkt, der ikke er på dagsordenen.
Den samvittighedsfulde bestyrelse vil derfor bestræbe sig på at orientere om forslag, så medlemmerne kan vide, om de bør komme til stede. I virkeligheden burde det være et krav direkte i vedtægterne.
Vedtægtsændringer
Det bør være sværere at ændre vedtægterne end at få vedtaget almindelige beslutninger på en generalforsamling.
De to generalforsamlinger, der er nødvendige for at gennemføre en vedtægtsændring kan ikke indkaldes til afholdelse samme dag. Ideen er, at medlemskredsen skal have mulighed for at diskutere ændringerne mellem de to generalforsamlinger.
Demokratiet skal have mulighed for at virke. Desuden skal der ofte kvalificeret flertal til at ændre vedtægten, fordi vedtægten er selve "spillereglerne" for foreningens virke.
Opløsning
Det bør også være fastsat i foreningens vedtægter, under hvilke forudsætninger foreningen kan opløses. Ellers er det absolutte udgangspunkt, at foreningen kun kan opløses ved en generalforsamling - om den så er ordinær eller ekstraordinær. Her skal der som udgangspunkt det samme antal stemmer til at nedlægge en forening, som der skal til at ændre dens vedtægter - hvilket som oftest er 2/3 af de fremmødte.
Opløsning kan også ske på knapt så frivillig basis. En forening betragtes som enhver anden form for juridisk person, og den kan derfor eksempelvis gå konkurs.
Litteratur:
- Ole Hasselbalch, Foreningsret, Jurist- og Økonomforbundet
- Erik Werlauff, Håndbog for foreningsdirigenter, udgivet af Sparekassen SDS, 1989
- Kristian Mogensen, Håndbog for dirigenter, GadJura, 1998
- Lennart Lynge Andersen, Fonde og Foreninger (4. udg. 1998)
- Jan Kobbernagel og Poul Sveistrup, Afstemningsregler og afstemningsmetoder (1967)
- Noe Munck m.fl. Selskabsformerne (3. udg. 1997)