At indgå i et konsortium vil sige, at en virksomhed slutter sig sammen med en eller flere andre virksomheder, for i fællesskab at løse en offentlig opgave, som ellers ville have været for stor at løse enkeltvis. Konsortier er relativt nemme at lave, og kan give mulighed for at vinde udbud, som ellers normalt kun tilfalder de helt store virksomheder i branchen.
Det fremgår af udbudsbekendtgørelsen at:
Grupper af økonomiske aktører kan være tilbudsgivere eller ansøgere. I forbindelse med afgivelse af et tilbud eller indgivelse af en ansøgning om deltagelse kan de ordregivende myndigheder ikke kræve, at grupper af økonomiske aktører antager en bestemt retlig form, men den udvalgte gruppe kan være nødsaget til at antage en bestemt retlig form, når den har fået tildelt kontrakten, i det omfang det er nødvendigt for at sikre en tilfredsstillende opfyldelse af denne.
I forhold til prækvalifikation, har det den fordel, at tilbudsgiverne sammen kan dokumentere en samlet økonomisk/ finansiel og teknisk/ faglig formåen og dermed nemmere opnå prækvalifikation. Det er i den forbindelse vigtigt at kunne dokumentere at virksomhederne har forpligtet sig i forhold til hinanden, på en måde så man virkelig råder over det anførte.
Ligeledes gælder det i form af underentreprise, hvor en virksomhed via sin underentreprenør kan dokumentere faglig/økonomisk formåen.
Sådan håndterer man konsortier
Man kan lave et konsortium på mange måder – f.eks. hvor en virksomhed er hoved-leverandør/entreprenør, og andre under-leverandører/entreprenører, eller hvor virksomhederne deler opgaven imellem sig efter kompetencer og specialer og dermed fordeler opgaverne efter indbyrdes styrke eller laver en geografisk opdeling.
Man kan enten lave et ad hoc konsortium til en enkelt opgave eller mere permanente konsortier, der byder ind på flere opgaver sammen.
Ønsker man et permanent konsortium, kan man oprette et selskab i samarbejde med partneren/partnerne, for eksempel i form af et fælles driftsselskab. Det forpligter lidt mere end et engangssamarbejde og kræver, at man kan stille en vis start kapital. Til gengæld er det nemmere at byde sammen igen, når samarbejdet er afprøvet og selskabet etableret, ligesom det vil have en vis tyngde og seriøsitet, at man er fælles forpligtede via et selskab.
Uanset om man vælger at danne et selskab sammen, eller blot byder i forpligtende samarbejde, er der nogle opgaver der skal fordeles. I forhold til ordregiveren er det vigtigt, at der ikke er for mange kontaktpersoner. Det er en fordel med en klar opgavefordeling, så der for ordregiverenikke er tvivl om, hvor de forskellige spørgsmål skal placeres.
Nedenfor følger eksempler på opgaver som skal fordeles internt i forhold til selve tilbuds-afgivelsen, når man ønsker at byde sammen på en opgave:
- Hvem overvåger markedet? Hvem beslutter hvilke af udbuddene, der skal kigges nærmere på?
- Hvem varetager kontakten til udbudsgiver, indhenter yderligere materiale og tager sig af uklarheder og henvendelser?
- Hvem gennemlæser og bedømmer udbuddet?
- Hvem beregner rentabilitet og beslutter, om der skal afgives tilbud?
- Hvem besigtiger opgaven?
- Hvem er ansvarlig for at skrive tilbuddet?
- Hvem tilretter standarddokumenter?
- Hvem kontrollerer tilbuddet for fejl og mangler, inden det bliver sendt?
- Hvem er overordnet ansvarlig for tilbuddet og kontrollerer, at alle opgaver er fordelt, at fristerne bliver overholdt osv.?
Uanset om man opretter et permanent eller ad hoc konsortium, så bør man altid lave en skriftlig aftale med partneren/partnerne om fordeling af opgaver og økonomi, inden det fælles tilbud afleveres. Det er en forhandling som det godt kan betale sig at være omhyggelig med dels for at få fordelt opgaverne, men også for at få afstemt de forskellige deltageres forventninger. Når opgaven er vundet, er der typisk ikke tid til at afklare den slags. Vigtigt er det også at afklare, hvem der hæfter for tab i hvilke tilfælde.
Bemærk i øvrigt, at man ikke behøver at danne et påtænkt selskab, før man har fået tildelt kontrakten.
At indgå i et konsortium kræver således en vis koordination mellem samarbejdspartnerne og ofte også en vis startkapital, både i form af mandetimer til at få planlagt samarbejdet og eventuelt kapital til et fælles driftsselskab. Herudover vil de fleste førstegangsbydende opleve, at der ofte stilles store akademiske krav i udbudsmaterialerne i form af forskellige ønskede beskrivelser der skal vedlægges. Her kan det godt betale sig at betale for hjælp udarbejdelse af det første tilbud, fordi disse beskrivelser vil kunne genbruges evt. efter en mindre tilretning. De ressourcer man lægger i at tilrettelægge samarbejdet samt udarbejdelsen af det første tilbud, vil typisk hurtigt være tjent ind igen, når de store opgaver kommer i hus.